Desenvolvendo uma Estratégia Segura para Atender ao SPED

Decidi escrever este artigo para alertar empresários, contadores, controllers, diretores, informatas, advogados tributaristas, profissionais da área fiscal e consultores após acompanhar, por dois anos, a reação de aproximadamente 50 empresas diante do desafio de atender ao SPED dentro do prazo.

Um grupo de empresas adotou uma postura pró-ativa e decidiu rapidamente incorporar em seu orçamento o projeto SPED para atendê-lo dentro do prazo. Outras iniciaram timidamente e apostaram na prorrogação contínua do prazo, formando um segundo grupo bem mais numeroso. Um terceiro grupo formou-se a partir das empresas que, comodamente, decidiram que o SPED era uma questão fundamentalmente de TI e ficaram esperando pela solução técnica, quase como se o fornecedor de Sistema de Gestão Integrado (ERP) fosse mágico. Sobre a análise desse último grupo é que passo a me concentrar.

São muitos os problemas enfrentados pela empresa que optou pela estratégia de "esperar" pelo fornecedor de ERP, transferindo toda a responsabilidade do atendimento ao SPED para o seu setor de TI. Falo isso, porque, em geral, os clientes - normalmente os usuários - não compreendem a exata dimensão das dificuldades geradas pelas mudanças nas regras de negócio e do esforço necessário para atender ao SPED Contábil e Fiscal. Como trabalho em uma empresa especializada na consultoria TI-FISCAL há mais de 10 anos, já estou bastante experimentado. Além disso, desde fevereiro de 2008, participamos do projeto piloto do SPED EFD e temos acesso a informações dedicadas a quem ajudou a homologar o embrionário PVA Fiscal na época.  

Se a sua empresa está  enquadrada nessa estratégia para resolução do SPED, recomendo que, paralelamente à espera pelo fornecedor, duas ações do gerente de TI ou do controller sejam executadas para reduzir os custos e os riscos de quem paga seus impostos em dia:  

(1) Contratar um serviço de diagnóstico para o SPED, independente e isento, que possa colocar os usuários e os técnicos da empresa em pé de igualdade com o FISCO no gerenciamento do projeto de adaptação ao SPED.   

Não se trata de uma simples adaptação do sistema ERP da empresa ao SPED. Isso é um grande equívoco! Irá custar caro para a empresa, logo ali adiante, se ela se posicionar dessa forma frente a esse desafio que o Fisco criou. Não há dúvidas. Deve-se entender e antever o que vem por aí, tecnologicamente, nos próximos anos de SPED.   

Todos os consultores e contadores que estão trabalhando diariamente com o projeto sabem que a aderência ao SPED é muito maior que a simples adaptação do sistema de gestão às novas exigências do Fisco. É uma evolução compulsória de processos, com prazo de entrega, que impactam a gestão tributária e fiscal da empresa, mudando as suas regras de negócio e a sua forma de contabilizar os impostos e apurar o seu Lucro Real. Em outras palavras: se a empresa optar em aprofundar os detalhes apenas quando o fornecedor de ERP apresentar uma nova versão do sistema que, teoricamente, atenda ao SPED, mudanças obrigatórias terão de ser feitas sem prazo seguro para testes e adaptação.  

Prestamos consultoria na área TI-Fiscal e temos clientes que utilizam Sistema de Gestão Integrado (ERP) de mercado com porte global, nacional, regional e local, além de sistemas próprios. E, justamente porque temos experiência em inúmeros projetos, não apostamos que o fornecedor de ERP irá contemplar corretamente tudo o que necessita ser adequado para todos os ramos de negócio na primeira tentativa. É possível que, se ele não entregou a solução completa até agora, ainda esteja desenvolvendo ou homologando. Nesse caso, aos usuários do ERP, resta torcer para que o seu segmento de negócio tenha sido um dos escolhidos pelo fornecedor para os testes de homologação e para a execução do projeto Piloto.  

Enfim, trata-se de uma tarefa complexa e dispendiosa adaptar o ERP para o SPED, para qualquer fornecedor. Apesar disso, não faltam notícias divulgando a informação contrária no mercado, feitas no intuito de evitar dificuldades na relação comercial com clientes e, ao mesmo tempo, buscar novos usuários insatisfeitos com o atendimento do SPED pelo concorrente. Será que há algum fornecedor de ERP que está com os seus sistemas prontos, funcionando, e os seus clientes obrigados ao SPED EFD, já entregaram os arquivos? Creio que não!  

Sendo assim, por que não investir em serviço especializado e, com muita experiência e conhecimento, preparar a equipe interna para o "furacão"?  A empresa só terá a ganhar quando mais bem preparada e mais segura para acompanhar o fornecedor do ERP. Sem conhecimento específico, não há como gerenciar o projeto, sequer avaliar o fornecedor responsável pelas implementações nos sistemas.  

(2) Contratar um serviço de verificação dos arquivos gerados pelo ERP para dar segurança à Cia do conteúdo que será entregue ao Fisco, visto que não há como, por exemplo, retificar  ECD após a homologação eletrônica dos Livros pela Junta Comercial.  

Aqui temos que desmistificar outro grande equívoco das empresas mal orientadas por seus fornecedores e consultorias. Gerar os arquivos – tanto para o ECD como para o EFD – é apenas um passo técnico de pouca expressão diante do tamanho do desafio. Então, alguém pode dizer: “mas os arquivos foram submetidos ao PVA, retiramos todos os erros e podemos entregar”. É um passo importante que fora vencido, é verdade, mas não dá segurança para os acionistas da empresa. A grande dúvida permanece: as informações  entregues ao Fisco, que poderão ser cruzadas com as contábeis, poderão acusar alguma discrepância? Não é raro ocorrerem problemas técnicos de sistema como forma de contabilização, erro de parametrização, erro de extração das informações no momento da geração dos arquivos, entre outros vários possíveis problemas que não serão identificados pelo PVA. Além disso, acompanhando a sua evolução nesses dois anos, podemos afirmar que o Fisco tende a simplificar as críticas do PVA, pela complexidade de acompanhar a legislação de cada UF quanto ao ICMS apresentado na EFD.
 
Essa tendência é péssima tanto para os acionistas como para o contador responsável; no entanto, é ótima para a equipe operacional responsável pela geração dos arquivos. Isso porque, para a equipe operacional, o objetivo é o cumprimento do prazo, enquanto que, para o acionista, o interesse é o grau de robustez da informação enviada para o SPED, que será posteriormente auditada eletronicamente contra uma base poderosa e rica em informações.  Serão realizadas as mais diversas auditorias e cruzamentos de informações entre o SPED Contábil e o SPED Fiscal, inclusive com outras empresas, como clientes ou fornecedores. Qual a tecnologia que estará disponível nos próximos quatro ou cinco anos para fazer essas auditorias em poucos segundos?  Sabemos hoje que a média da empresas brasileiras não tem o grau de sofisticação tecnológica de que dispõe a Receita Federal. Então, passar "zerado" no PVA não é vantagem para a empresa; pelo contrário, pode ser uma desvantagem em relação ao sistema em papel. Cuidado!    

Assim, enfatizamos: por que não submeter os seus arquivos do SPED a uma verificação eletrônica que pode detectar problemas antes que o Fisco as identifique? Que tal conciliar as informações contábeis e fiscais por meio de um Software (por exemplo, se a contabilização da conta clientes na Contabilidade Geral "bate" com o Razão Auxiliar de Clientes)? Isso o PVA não faz e jamais fará!  Não é tarefa nem interesse do Fisco alertar sobre isso no momento da entrega das informações.   

Então, seja com o fornecedor A, B ou C de ERP, o melhor agora é buscar conhecimento aplicável para o atendimento ao SPED e se antecipar às novidades que o ERP poderá ou não trazer quando atualizado.

Depois dessa etapa, recomendamos a implementação de uma solução fiscal para enfrentar tecnologicamente o Fisco 2010-2014. Uma solução fiscal independente do ERP é, a meu juízo, a forma de garantir aos responsáveis legais pela empresa que as informações armazenadas na sua Base de Dados permanecerão exatamente como foram entregues ao Fisco.

Tudo o que disse aqui é, aliás, corroborado pelos dados da realidade: de cada dez empresas que já entregaram o SPED Contábil, três pretendem retificar o arquivo enviado, no intuito de corrigir algo que veio a ser conhecido ou esquecido depois da entrega dos arquivos ao SPED. Estimo que, para o SPED Fiscal, o recurso de retificação seja ainda mais utilizado.

Diante dessa freqüente necessidade, pergunta-se: como assegurar que os arquivos sejam regerados, apenas com as correções e modificações desejadas, evitando fortuitas interferências nos arquivos retificadores? Mais uma vez e por fim, eis a importância de adotar uma solução fiscal independente.
 
Rogério Negruni é diretor da Decision IT