Instant Messenger no trabalho?

A presença da Internet e suas ferramentas no cotidiano das empresas, trouxe profundas mudanças nos hábitos profissionais de funcionários e colaboradores. Obviamente, à medida que a Internet se populariza e ganha força, essas mudanças comportamentais vão se aprofundando ainda mais. Dados do TIC Empresas 2008 (estudo feito pelo Núcleo de Informação e Coordenação do Ponto BR - NIC.br), apontam que, em média, 30% das empresas pesquisadas, independente de seu porte ou segmento de atuação, declaram ter um “Alto Grau de Substituição do Correio Postal por Meios Eletrônicos de Comunicação”.

O já tradicional e-mail ainda desponta como principal ferramenta de comunicação virtual, sendo utilizado pela totalidade das empresas que possuem acesso à Internet. Porém, o crescente número de ameaças virtuais vindas por e-mail aliado ao assustador volume de SPAM’s (mensagens eletrônicas não solicitadas), atenta contra a credibilidade do e-mail e começa a mudar essa hegemonia.

A incerteza de recebimento e leitura por parte do destinatário e o risco de que uma mensagem importante seja barrada incorretamente por algum sistema anti-spam, tem feito empresas pelo mundo inteiro buscarem uma alternativa que alie rapidez e certeza na entrega. Nesse cenário, os Mensageiros Instantâneos (do inglês Instant Messenger – IM), despontam como sério candidato a dividir com o e-mail o posto de principal ferramenta virtual de comunicação. Isso porque a possibilidade de interação com o destinatário em tempo real acaba por quebrar as incertezas de entrega e o risco de bloqueios por anti-spam, fortemente presentes no e-mail. Não obstante esses fatos, estudo recente realizado pelo MIT (Massachussets Institute Technology) em conjunto com a multinacional IBM, aponta que, entre os 2.600 funcionários pesquisados, aqueles que usavam o IM como ferramenta de comunicação, apresentaram maior produtividade e atingiram uma receita de cerca de US$588.00 por mês maior que os que não usavam ou usavam muito pouco.

No Brasil, além do aumento de produtividade e da confiabilidade na entrega da mensagem em seu destino, o IM ocupa um importante posto na redução dos custos operacionais das empresas, uma vez que substitui com alto grau de satisfação a comunicação por linha telefônica convencional ou celular, recurso extremamente caro em nosso País.

Por tudo isso, não resta dúvida da importância do uso do Mensageiro Instantâneo no ambiente corporativo. Porém, como tudo no mundo dos negócios, existe também o “outro lado da moeda”: se de um lado o contato com clientes, colaboradores e superiores em tempo real aumenta a produtividade dos funcionários - conforme demonstrou o estudo do MIT -, de outro, se não houver controle sobre o que e com quem se conversa, e ainda se os usuários não possuírem cultura do uso corporativo do IM, certamente os funcionários usarão o recurso para conversas pessoais com amigos e parentes, derrubando sua produtividade e rentabilidade! E também, se de um lado o uso corporativo do IM afasta a incerteza de entrega da mensagem e o risco de bloqueio por anti-spam’s, de outro, as pragas virtuais também estão presentes no Mensageiro Instantâneo, trazendo riscos como: infecção da rede interna pela transmissão de arquivo malicioso; ações de invasão seguida do uso inadvertido do computador invadido; pirataria passiva, pelo recebimento de arquivos protegidos por direitos autorais; etc.

Sendo assim, fica claro que virar as costas para essa inovação tecnológica significaria um retrocesso para qualquer empresa, porém, usá-lo de maneira irrestrita traz graves conseqüências à Segurança da Informação e a própria produtividade dos colaboradores. Dessa forma, a gestão do recurso por um especialista é, também neste caso, preponderante para o sucesso! Veja alguns passos essenciais para o uso corporativo do IM:

- Apoiado por um especialista, selecionar o cliente IM adequado as suas necessidades;

- Criar identidades corporativas para os funcionários no uso do IM;

- Com o uso de uma ferramenta específica, armazenar o conteúdo das conversas para eventual auditoria;

- Também com o uso de uma ferramenta específica e apoiado por um documento que reja a política de uso do IM, controlar os seguintes recursos:

    * Criação e deleção de novos contatos na rede IM corporativa;
    * Uso de Emoticons;
    * Transferência de arquivos;
    * Conferências de áudio e vídeo;
    * Etc.

Carlos Augusto Cruz é diretor da CTECH Informática