Informação gerencial e pessoas que decidem

Informação Gerencial significa a maioridade da informática empresarial. Rompe os limites da automação de processos  e atinge – diretamente -  as atividades de planejamento, coordenação e controle e, naturalmente, as decisões necessárias para subsidiá-las.

Após atender as demandas operacionais, a informática passa a desempenhar papel relevante no apoio aos gestores de diversos níveis organizacionais, ampliando seus benefícios e exigindo abordagens diferenciadas.

Boa parte das organizações iniciaram seus processos de informatização  devido à imposições de mercado e, também, fiscais. Tratava-se de uma questão óbvia de sobrevivência e de acompanhar a evidente vantagem de substituir velhas rotinas manuais.

Diferentemente dos estágios iniciais, a informatização gerencial é  muito mais uma opção interna do que uma imposição externa e, embora talvez não tão óbvia é, com certeza, indispensável para assegurar competitividade diante de cenários tão complexos e dinâmicos.

Além dos desafios tecnológicos – ligado a utilização adequada das ferramentas e tecnologias disponíveis, o principal desafio está em sensibilizar as pessoas da relevância destas atividades eletivas e obter comprometimento, pró-atividade e interação sinérgica. É importante ressaltar este ponto: trata-se de uma opção e os aspectos comportamentais devem ser considerados como prioritários.

Algumas “dicas” para evitar o fracasso e ter chances de sucesso:

a) Sistemas de informações gerenciais são processos que apóiam – dinamicamente -  ambientes organizacionais. Contemplam inúmeras variáveis internas e externas e as múltiplas necessidades de perspectivas sobre elas. Não pensar nestes projetos utilizando os mesmos parâmetros empregados, por exemplo, para avaliação de ERPs – são coisas diferentes;

b) As principais virtudes das tecnologias e metodologias devem ser: praticidade, versatilidade e facilidade de uso, tanto para usuários finais quanto para os encarregados das infra-estruturas indispensáveis;

c) Naturalmente evitar tecnologias insuficientes mas, também,  aquelas que apresentam “potencialidades impraticáveis” complicando  desnecessariamente e ocasionando prazos e custos insustentáveis;

d) Pensar alto mas subir degrau a degrau. É importante segmentar os projetos criando ciclos relativamente curtos (30-60 dias) entre concepção-criação-implementação-evolução. Também é possível,desejável e importante atuar de forma modular e atender aos múltiplos níveis organizacionais com projetos departamentais.

e) As tecnologias empregadas devem ser capazes de garantir  "aproximações sucessivas” e “tunning” permanente. A cada ciclo evolutivo as pessoas interagem mais, comprendem mais e passam a utilizar de forma mais natural aos recursos disponíveis.

f) Pensar nos clientes da informação gerencial pois é para ELES que as informações são direcionadas e somente ELES são capazes de transformar informações em ações. No ambiente gerencial a participação das pessoas é mais exigida e a interação sinérgica entre recursos humanos e tecnologias disponíveis faz toda a diferença entre o sucesso e o fracasso.

De forma mais resumida:

1) Informações Gerenciais são processos e não sistemas;
2) Pensar diferente;
3) Criar plano geral mas agir gradualmente;
4) Ter um patrocinador;
5) Criar equipes multidisciplinares – envolver usuários desde a concepção;
6) Evitar “overdose” de tecnologia;
7) Gerar resultados o mais rápido possível em ciclos evolutivos;
8) Ter foco no negócio;
9)  Lembrar que 70% das atividades e dos desafios não são técnicos;
10) Adotar metodologias e tecnologias adequadas;
11) Cada caso é um caso – o ambiente é “não estruturado” e dinâmico.

Os recursos para informações gerenciais abrem novas perspectivas para as organizações privadas e públicas. Um novo e importante salto de qualidade é possível e, ainda estamos engatinhando diante de tantas potencialidades.

Desde os anos 70 existem aspirações e iniciativas visando atender necessidades de gestores: SIG, SAD, EIS, são siglas que abrigam estes movimentos. Ao final da década de 90 surgiu a expressão “Business Intelligence” rebatizando as soluções para informações gerenciais diante de novas realidades de equipamentos, programas e comunicações.

O fato é que há muitos anos o “Business Intelligence” está para “estourar nos próximos anos”. Diferentemente de algumas outras idéias que efetivamente explodem e, às vezes desaparecem, os sistemas de informações gerenciais parecem estar nos mandando um recado bem claro: não se trata de um estouro, mas de um processo gradual, evolutivo, cujo ritmo é estabelecido pelo capacidade de absorção das organizações, mais do que pelas imposições tecnológicas.

“Informações gerenciais” não é um modismo, mas uma necessidade que estamos ainda compreendendo e, aos poucos,  transformando em efetividade organizacional. Uma esperança de mais espaços para inteligência de pessoas que fazem a diferença, especialmente quando apoiadas por informações práticas, objetivas, adequadas e disponíveis no momento certo.

Hermes Freitas é diretor de Negócios e de Administração da iVirtua e do Grupo Aleste.