SPED – Chegou a Vez das Melhores Práticas

Ouço, como gestor de projetos na área fiscal, muitos comentários sobre os reais benefícios da Escrituração Digital e seu efeito prático sobre as operações das empresas. Recebo ao menos um questionamento a cada semana perguntando quando haverá redução do tempo dedicado às tarefas rotineiras pelos colaboradores da área fiscal e contábil.

A minha resposta quase sempre é a mesma: todos profissionais que já implantaram um sistema de informações, por mais aderente que esteja ao ambiente, trabalharam arduamente até a conclusão do projeto – isso quando ele termina...  E esse empenho se justifica porque todos acreditam que, em médio prazo, haverá vantagens para a organização.

O momento do SPED está, por assim dizer, nesse mesmo patamar: muita carga de trabalho hoje, para que possamos desfrutar dos seus benefícios – que se apresentam no  horizonte. A única diferença é que, em razão de ser o SPED um sistema que está sendo desenvolvido pelo Fisco, ainda pairam muitas desconfianças sobre quais as vantagens que decorrerão da sua implementação – e, por isso, não há tanta motivação para o trabalho árduo que ela exige.

Dentre as desconfianças que se apresentam, uma pergunta se repete (e nela tenho depositado atenção): as empresas terão menor flexibilidade para realizar suas operações? A resposta para esse questionamento merece maior reflexão. Muitos profissionais estão gerando, para si e para outrem, um pré-conceito que confunde ao invés de ajudar na implantação do SPED: maior controle implica menos flexibilidade.

Uso um pensamento análogo: nas empresas, em geral, é proibido um colaborador registrar seu horário de entrada ou de saída por outra pessoa (registro de ponto). Quando uma empresa implanta um sistema de identificação usando a biometria (leitura da digital, por exemplo), ela está apenas aumentando a fiscalização. Ela está alterando suas normas de conduta? Não! Ela está ampliando o controle contra uma prática que já estava proibida.

Nesse momento particular do SPED-EFD, questiono-me por que algumas empresas estão preocupadas com o maior controle do Fisco sobre suas operações. Não deveria haver preocupações adicionais sobre o que a partir de agora (EFD) pode ou não ser realizado no ambiente da empresa. Não temos novos regulamentos; logo, não temos novas normas legais de conduta das empresas. O que os Fiscos, em conjunto, estão implantando é apenas um maior controle.

É esperado que, com uma fiscalização mais efetiva, ocorra um aumento na arrecadação dos tributos. Diante disso, é novamente discutível a destinação dos recursos recolhidos da sociedade, bem como acerca da taxação dos vários segmentos da economia. Porém, esse é outro debate. Ele não afeta o objetivo principal do SPED, que é a modernização dos meios de fiscalização dos contribuintes.

A utilização de forma intensiva da tecnologia da informação viabiliza alcançar níveis de detalhes até então impensáveis na auditoria fiscal. E, em razão disso, as falhas serão mais facilmente identificadas, sendo prerrogativa do Fisco interpretá-las. Todavia, provar um ilícito continua sendo tarefa difícil e complexa. Em minhas palestras sobre o SPED, costumo buscar interação com o público (preponderantemente contadores), perguntando como resolve situações do cotidiano, por exemplo:

a)    Quando uma carga de mercadorias apresenta, na checagem física do recebimento, maior quantidade do que o documento fiscal (por falha e não por má-fé). Como é acobertada a mercadoria excedente?  A resposta é quase unânime: “informa-se o remetente sobre a situação e pede-se um novo faturamento para regularizar a totalidade das mercadorias recebidas.” Em seguida pergunto: essa nota fiscal será remetida pelos correios?

Lembro que o Fisco terá visibilidade sobre essas operações não autorizadas: venda (emissão de nota fiscal) e entrega (recebimento no destino) sem a efetiva circulação da mercadoria (“bipagem” na NF eletrônica) por um posto de fiscalização. Em alguns casos até é possível que não ocorra esta situação, mas em outros o trajeto entre os entes pode denunciar tal prática.

Todos que conhecem os regulamentos de ICMS sabem que as mercadorias devem estar acompanhadas por documento fiscal e não o oposto (mercadoria acompanhar a nota fiscal). Ainda, o crédito de ICMS sem efetiva circulação de mercadoria é uma exceção – todas estão previstas nos RICMS.

b)    Outro item simples, não completamente observado por algumas empresas: seu sistema de recebimento de documentos fiscais permite informar mais de uma operação fiscal, itens de serviços e produtos no mesmo input de documento, por exemplo? Olhares, muitos olhares e poucas respostas do público. O documento deve ser escriturado com seus dados corretos e claros. Se alguém inventou o “jeitinho” para desmembrar um documento em dois, por meio da seriação distinta, desculpe-me, mas errou ao apostar que essa prática poderia perdurar.

c)    Outras duas situações especiais que ocorrem com freqüência: emissão de notas fiscais modelo 01 para não-contribuintes em situações não previstas pelos regulamentos de ICMS. Data de recebimento de mercadoria (e respectivo documentos fiscal) distinto da informação de entrega da transportadora (local, data, notas fiscais). E assim é possível citar outros tantos casos de procedimentos para contorno da exigência fiscal.

Quando cruzadas as informações entre contribuintes, transportadoras e postos fiscais (estradas, portos e aeroportos), permitirão facilmente aos Fiscos observarem que houve violação do Regulamento de ICMS. Isso tudo não é novo. Novos são apenas os controles que permitirão a detecção de tais ocorrências.

Tenho, repetidas vezes, afirmado que a melhor alternativa para as empresas atenderem aos requisitos do SPED (EFD e ECD) é adotar as melhores práticas fiscais e contábeis. Como brinco: “fazer desse limão uma limonada” e aproveitar para mais bem gerir as companhias!
     
O que busco esclarecer é que os Fiscos estão mais preparados. Se compararmos aos tempos de uso exclusivo de papel e de agentes fiscalizadores (pessoas), as realidades são abismais.

Naturalmente, os profissionais responsáveis pela apresentação das peças contábeis e fiscais, cujo objetivo estava limitado a fazer parecer aos Fiscos que as escritas (fiscais e contábeis) estavam perfeitas, terão agora mais trabalho, pois o detalhamento exigido pelo SPED é maior, mais qualificado e consistente. Não basta mais apenas aparentar; o novo sistema impõe que os registros contábeis e as operações fiscais nasçam de forma correta.  

Sempre que possível, dou aos meus interlocutores tempo para executar as três fases de uma implantação de sistema:
- Negação: “isso não pode ser assim, não vai funcionar!”
- Conformação: “se precisamos fazer...vamos começar logo!”
- Contribuição: “por que temos que corrigir tudo nesta empresa?!”

O gradual aproveitamento das melhorias nos processos e nos sistemas para atender ao SPED resulta em ganhos definitivos para as companhias. O bom é atender ao SPED; o ótimo é usá-lo para atender demandas internas da empresa. Aproveitar para tornar o sistema em uso mais robusto, com menor possibilidades de fraudes, menor retrabalho e mais eficaz – isso não é um ganho apenas para o Fisco.

Boas práticas são precedidas de planejamento e sucedidas por ações firmes que mantenham a eficácia e busquem maior controle sobre as operações das empresas, independentemente do porte.

Para as empresas que fazem parte de uma cadeia de fornecimento competitiva, em que a melhoria contínua é um dos principais requisitos para suas sobrevivências, é, sem dúvida, bom atender as exigências do SPED – quem não o fizer estará perdendo espaço na cadeia -, principalmente considerando que todo o mercado estará obrigado brevemente ao novo Sistema.    

Mauro Negruni é pós-graduado em Tecnologia de Negócios para Internet e diretor de Serviços da Decision IT.