Central de Serviços Compartilhados: a nova onda do mercado

Pós-crise, novíssimas tecnologias, queda do dólar, concorrência acirrada, gestores se questionando sobre como atender seus clientes internos de uma maneira mais ágil, eficaz e, claro, com grandes economias. Como enfrentar tantos desafios?

É nesse momento que o mercado se volta para a Central de Serviços Compartilhados, a famosa CSC. Mas será que ela pode mesmo ser a solução para todos os problemas?

Para explicar um pouco o conceito, a CSC é um método de organização e operação de determinados processos de uma empresa, que são agrupados em categorias para ter volume de transação e com baixo valor agregado, o que pode não ser uma regra. Essa prática pode ser aplicada em quase todas as áreas, envolvendo principalmente Financeiro, Compras, RH e Administração.

Quando a empresa determina a criação de uma CSC, ela também determina automaticamente que seja feita a centralização da área de compras. Quando isso é definido, a empresa tem que estar preparada tecnologicamente com uma solução inteligente e ágil, para a operação de compras não entrar em colapso.

Para ilustrar o tamanho do colapso, vale citar o exemplo de uma grande rede varejista que tem lojas espalhadas por todo o Brasil, mas sua central de compras fica em São Paulo. Se um requisitante solicitar uma simples caneta em Minas Gerais, essa requisição pode demorar alguns dias até chegar ao comprador para que este efetue a compra. Com tanta demora no meio do caminho, o requisitante poderá boicotar o processo e comprará a caneta na loja mais próxima ao seu local de trabalho.

É nesse momento que toda operação da CSC, juntamente com a centralização de compras, é colocada à prova. Inúmeras vezes, ela passa a ser questionada e corre o risco de sua credibilidade desaparecer mais rápido do que o tempo de a requisição da “caneta mineira” chegar a São Paulo.

No dia a dia, quando encontro uma empresa que está decidindo se deve ter ou não uma CSC, argumento que o primordial é desenhar e detalhar muito bem todas as etapas dos processos, pois as mudanças serão radicais. Quando tudo fica definido e documentado, você sabe muito bem aonde quer chegar e consegue ter foco nas tomadas de decisões.

Além de desenhar bem os novos processos, a empresa deve se preocupar em adquirir uma boa solução de e-procurement para integrar aos seus sistemas de gestão e controlar todo o processo de compras. Com a solução de e-procurement aderente aos novos processos, os “lead times” de compras serão reduzidos em até quatro vezes, o que facilita, e muito, a aceitação e a adaptação da equipe. No caso da famosa solicitação da caneta mineira, o requisitante não teria comprado fora do processo e teria esperado a área de compras atender sua solicitação.

Esse é um ponto fundamental para o sucesso da CSC. Quando os usuários boicotam o processo de aquisições, comprando por conta própria, os ganhos continuam dispersos e todos os esforços para agrupar as categorias e aumentar os ganhos por causa de um determinado volume irão por água abaixo.

Com uma metodologia bem aplicada, processos definidos e uma boa ferramenta de e-procurement, com certeza a implantação da CSC será bem sucedida e você conseguirá as reduções, sinergias e ganhos necessários para o seu negócio, solucionando grande parte dos problemas. Lembre-se de que é muito importante estar sempre à frente de seu competidor. E bons negócios!

* Paulo Rosanova é gerente de Conta do Mercado Eletrônico.