Gestão de propriedades e imóveis, uma tarefa complexa, crítica e essencial

A retomada econômica que o Brasil está passando no pós crise mostra que a circulação de dinheiro está reaquecida e que o consumo volta a atingir os picos do início de 2008. Sabendo disso, empresas começam a injetar dinheiro em bens para expandir seus negócios: por exemplo, a projeção para o setor imobiliário, segundo o DCI, é de fechar 2009 com um crescimento de 8% e que em 2010 cresça em torno de 12%. Porém o aumento do fluxo de informações, cada vez mais dinâmico e complexo, pode prejudicar o andamento dos negócios caso não haja uma gestão eficiente dedicada ao gerenciamento de bens e imóveis.

O que poucos sabem é que este tipo de controle não é exclusividade das imobiliárias. Administradoras de shopping centers, por exemplo, possuem um enorme portfólio de unidades, tendo que lidar com condições (cobranças, pagamentos, rateios, ajustes, vencimentos), locatícias distintas ou mesmo gerenciar a manutenção e ampliação de instalações e seus respectivos processos legais (licenças, alvarás, vistorias).

Bancos (com inúmeras agências e caixas eletrônicos), aeroportos (e seus espaços alugados para lojas), companhias energéticas (com postes, transformadores e subestações), portos (responsáveis por controlar cais e espaços de locação de cargas), concessionárias de trem e metrô (e suas diversas estações), empresas fabris (com sedes, fábricas e galpões de armazenamento), entre outros segmentos, precisam gerir seus bens. Essa atividade complexa, se não feita de forma eficaz, pode resultar em recebimentos e pagamentos errados, perda de tempo e informações e inclusive incorrer em multas e problemas legais.

A situação é mais delicada quando há altos valores envolvidos como, por exemplo, o mercado imobiliário e da construção civil. Além do gerenciamento do portfólio de empreendimentos em construção, já construídos e terrenos, cada empreendimento exige controle rígido e particular: exigência de licenciamentos (como o ambiental), espelho e performance de vendas, controle dos custos e receitas e serviços de empresas terceirizadas.

Fora que todas as negociações sempre vão ser diferenciadas: enquanto um investidor deseja pagar parcelado por uma unidade, o outro possui capital para pagamento à vista, outro opta por trocar um terreno pelo imóvel. E há espaços que a construtora deseja somente alugar, logo terá que gerenciar esses bens, seus contratos, vistorias e modificações. É uma grande dedicação administrar todas as variáveis dos empreendimentos, manter as atualizações e promover integrações entre os setores da empresa.

E precisão nesse mercado é mais do que obrigação, já que envolve dinheiro tanto da construtora quanto dos investidores. Se colocadas em um repositório central, essas informações estão disponíveis para todos que tiverem acesso ao sistema. É essencial uma solução especifica para lidar com tanta variedade e complexidade e, para isso, é preciso que o ERP da empresa tenha funcionalidades avançadas e exclusivas para o gerenciamento de bens e imóveis. Em alguns casos, a solução já existe, precisando, somente, contratar uma empresa especializada para ativá-la.

Nesse cenário, através da correta integração do ERP com o módulo de gestão de bens e imóveis, pode-se organizar e armazenar dados, gerando, inclusive, contratos e relatórios automaticamente. O trabalho é completo, pois une o setor financeiro a esse processo: cálculos automáticos, atualização de valores, lançamentos de pagamentos e de recebimentos.

É possível, também, gerar os valores finais automaticamente, com a mínima influência humana e baixa taxa de erros. Uma solução para gerir, em tempo real, imóveis e propriedades, garante que não se pague nada a mais ou se receba a menos. Flexível, a solução deve permitir adequações em caso de mudanças de legislação e atender às normas contábeis internacionais, o que reduz drasticamente o risco de complicações legais.

Variando o grau de acesso, todos os funcionários da empresa podem interagir na solução: o setor técnico, de finanças, orçamentos, planejamento, administração, controladoria, auditoria. Ou seja, além de permitir inventário, agendamento e acompanhamento de manutenções e reajustes, o sistema atualiza os valores e muda de status os empreendimentos – tarefas comuns ao longo da vigência de um contrato. Os processos e controles dos bens são totalmente auditáveis, gerando e fortalecendo a Governança Corporativa das empresas.

Por assegurarem velocidade e segurança, o controle das atividades pela solução não beneficia somente a administradora. O cliente, confiante na transparência dos resultados, irá dar credibilidade à empresa, facilitando a decisão na hora da compra, venda e renovação de contratos. Processos totalmente integrados beneficiam toda a cadeia envolvida no acordo.

* Alessandre Trintim é sócio diretor da Essence.