Bons motivos para não distribuir documentos eletrônicos por e-mail

Após o boom de implantações de projetos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que se deu com a obrigatoriedade, a partir de 2008, as empresas começaram a se dar conta da importância de gerir efetivamente estes documentos.

Na realidade, uma série de novas demandas tem surgido neste mercado, porém, me parece que o primeiro aspecto a ser observado, diz respeito à ampliação da segurança na distribuição e no recebimento dos documentos fiscais eletrônicos - dois importantes momentos do ciclo de vida destes documentos, que deveriam merecer maior preocupação e investimentos.

Entre os grandes riscos que as empresas correm, ao distribuir as Notas Fiscais Eletrônicas via e-mail (um mecanismo que tem sido usado pela vasta maioria das empresas emissoras de NF-e), está a impossibilidade de o emissor saber se o documento chegou corretamente às mãos do destinatário.

Para aqueles que eventualmente ainda não vislumbraram o impacto desta impossibilidade, vale lembrar que a ampliação da fiscalização, a partir de 2010, deverá gerar uma enxurrada de pedidos de “re-envio” de documentos, seja por falhas ocorridas no envio dos e-mails e/ou perda do arquivo recebido pelo destinatário. Isso certamente irá acarretar dificuldades e custos operacionais junto aos emissores, sobretudo no caso daqueles com grande volume de emissão.

Um ponto relevante é que empresas de diversos setores e tamanhos têm relatado que o não recebimento da NF-e, imediatamente após a sua autorização pelo destinatário, já acarreta atrasos indesejáveis na recepção física dos produtos, promove a identificação tardia de erros e, em muitos casos, até amplia do ciclo financeiro do emissor, em virtude da demora nos pagamentos.

Outro grave problema no envio por e-mail são os riscos que o tráfego não seguro oferece tanto para emissores, quanto para os destinatários, afinal, expor volumes, valores e dados fiscais em um meio de comunicação sem criptografia, se constitui num sério risco para a segurança das informações.

Além disso, a necessidade de receber as Notas Fiscais Eletrônicas por e-mail força os destinatários dos documentos a liberar o recebimento de e-mails com arquivos XML anexados, gerando uma maior exposição a vírus e malwares. Cabe lembrar que as estimativas das empresas especializadas apontam que, este ano, mais de 30 milhões de novos vírus serão criados, sendo a maior parte com o intuito de roubar informações confidenciais de empresas e pessoas.

Mais um risco que gostaria de abordar é que o processo de anexar e salvar os arquivos XMLs dificulta a recepção automática das NF-es, criando maior consumo de recursos de TI e dificultando a gestão dos arquivos recebidos e enviados.

Assim, ao receber uma NF-e como anexo de um e-mail, o destinatário do documento é obrigado sempre a verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital e a concessão da autorização de uso da NF-e junto à SEFAZ. Esse processo é na maioria das vezes feito de forma manual, acarretando numa grande complexidade operacional para as áreas envolvidas.

Enfim, a insistência no uso do e-mail para enviar e receber documentos eletrônicos cria ineficiências e amplia desnecessariamente a possibilidade de fraudes, como a falsa criação de recebíveis e a simulação de operações interestaduais.

Investir no uso de um ambiente seguro, capaz de disponibilizar de forma controlada os documentos fiscais eletrônicos para todas as partes interessadas e fazer de forma automática as validações necessárias significa poupar emissores e receptores de custos e riscos importantes.

* Flavio L. Richieri é diretor geral da CCDE.