Um dos maiores desafios dos gestores na atualidade é tornar suas empresas mais competitivas, em especial em um mundo globalizado, dinâmico e versátil como o que vivemos atualmente.
As companhias que conseguem ultrapassar essa barreira e vencer esse desafio tem um foco muito grande no controle e domínio das informações e se esforçam para preservar a qualidade dos dados, para aumentar a sua disponibilidade, para incorporar o zelo pelas informações de qualidade em suas estratégias e assim agilizam a tomada de decisões para estar sempre na vanguarda.
Sistemas de Gestão Empresarial
A ferramenta com capacidade de realizar essa árdua tarefa, é também a preferida dos gestores das empresas, a saber, o ERP (Enterprise Resource Planning) conhecida em português por Sistema de Gestão Empresarial que ao longo dos últimos 40 anos viabiliza controle das informações, escalabilidade, confiabilidade e segurança.
Um software ERP trata de um pacote de ferramentas que integra todas as funcionalidades que atendam aos processos dos departamentos de uma empresa com vistas a eliminar o tramite e arquivamento de papéis, unificar informações cadastrais para evitar redundâncias, e criar uma base de conhecimento que sustente e agilize a tomada de decisões estratégicas.
Inicialmente os sistemas ERP visavam à integração dos departamentos, e mais recentemente incorporaram funcionalidades estratégicas e táticas com alto nível de sofisticação, como o CRM – Customer Relationship Management (Gestão do Relacionamento com o cliente), BI (Inteligência de Negócio) que ajudam no apoio a tomada de decisões e BSC que ajuda a estabelecer a gestão estratégica mais adequada
Segundo especialistas do Gartner Group gerenciamento, registro histórico inteligente das informações, disponibilidade e agilidade na extração para tomada de decisão mais assertiva e rápida são os grandes anseios dos gestores quando fazem aquisição de um sistema ERP.
Em especial, porque sabem que as ações planejadas atualmente não expõem as decisões futuras, mas às implicações futuras das decisões presentes.
Há, contudo, relevantes pesquisas de mercado que indicam a necessidade de certos cuidados para ter um projeto de implantação de ERP bem sucedido e quando esses cuidados não são tratados geram desconforto e desvio na entrega de valor que era esperada.
Um dos motivos pelos quais isso acontece é o descompasso entre as expectativas que visam respostas instantâneas já que as demandas de negócio são muito mais rápidas do que as devidas providências organizacionais que deverão suportá-las.
Segundo estudos contundentes da Revista CIO norte-americana, 85% dos CIOs, enfatizaram que seria impossível desempenhar as suas atividades e entregar informações de valor às suas empresas sem a utilização de sistemas ERP.
Complementa ainda o estudo, a informação de que o ERP é um elemento essencial para o alto conhecimento, para redesenho de processos e para a alavancagem do crescimento baseada em informações sólidas, precisas e altamente relevantes.
TI alinhada às estratégias corporativas
Ainda, segundo especialistas de tecnologia há demasiada importância em se ter a TI alinhada às estratégias corporativas para que a empresa possa desfrutar das vantagens e possibilidades que o ERP pode oferecer, impactando positivamente no desempenho dos negócios e gerando os resultados esperados.
Há que se evitar, também, que o ERP se torne um grande repositório de informações que não servem para nada. Isso ocorre invariavelmente em situações em que a TI não está alinhada às estratégias corporativas.
A contramão desta situação e o que devemos buscar arduamente é a geração de processos de negócio, dinâmicas de trabalho e gestão inteligente e eficiente que se alinham às questões estratégicas e entregam valor ao negócio.
Criam uma conexão entre os problemas e as soluções, garantindo vanguarda e vantagens competitivas através do autoconhecimento do negócio, do mercado, dos clientes, dos colaboradores e dos parceiros e canais de negócio (ecossistema das organizações).
A grande diferença está nos motivadores da implementação do ERP.
As empresas que o implantam com a finalidade de gerar informações operacionais obtém resultados aquém de suas possibilidades.
Já aquelas que optam por gerar informações estratégicas obtêm resultados rentáveis e retorno do investimento em um prazo muito mais curto.
Essas vantagens se dão ao fato de que as mudanças que ocorrerão na estrutura das organizações que implantam o ERP podem mobilizar uma nova abordagem para questões que estavam enraizadas na organização e com isso promover uma transformação de cenários.
Números preocupantes
Há contudo, números alarmantes sobre as implantações de ERP no mundo, que passamos a conhecer a seguir.
Segundo a Revista CIO norte-americana apenas cerca de 7% dos projetos de implantação ERP terminam no prazo planejado; apenas 13% se dizem “muito satisfeitos”; 40% das vezes a TI diz que “falta aceitação do usuário”.
Segundo o Gartner Group 70% dos projetos fracassam no “cumprimento de cronograma, custos e qualidade” enquanto 50% são executados “acima do orçamento”.
Segundo a consultoria KPMG menos de 40% dos projetos de TI alcançaram os “objetivos de negócios”.
Já a 6ª edição do Estudo de Benchmarking em Gestão de Projetos realizado pelo Project Management Institute (PMI) - organização internacional responsável pelo desenvolvimento das práticas em gerenciamento de projetos tem uma pesquisa que engloba 300 empresas brasileiras de grande porte como Petrobras, Nestlé, Vale, Volkswagen, Votorantim, Lojas Renner, Embraer, Gerdau, IBM, TIM e BNDES.
Segundo o levantamento 76% das empresas pesquisadas tem o “problema com a comunicação” como principal motivo pelo fracasso dos projetos, 71% consideram que o “não cumprimento de prazos” corrobora para que projetos fracassem e 70% culpam as “constantes mudanças de escopo”.
Outro dado tão importante quanto os demais acima é que apesar de todos os fatores citados acima 58% das corporações não possuem um departamento de gerenciamento de projetos e 56% pretendem implementar escritórios de gerenciamento de projetos até 2012.
Esses números evidenciam a crescente necessidade de gerenciamento de projetos de implantações de ERP, devendo ter claro desde o início algumas questões que são fundamentais, a saber:
1. Prioridades bem definidas.
Os líderes de projetos e a alta administração não devem ignorar processos formais de decisão, planejamento e definição de prioridades, sendo essas últimas as que mais impactam na execução dos projetos.
2. Comunicação dos riscos.
É fundamental a comunicação formal e imediata dos riscos encontrados antes e durante o projeto, para que os mesmos possam ser colocados em pautas de discussão como forma de mitigá-los.
3. Planejamento fundamentado em fatos.
Quando o planejamento está baseado em altas expectativas pode-se facilmente deixar fatos de fora do planejamento e isso compromete as estimativas e aumenta a possibilidade de se desviar do foco.
4. Patrocinador presente.
Patrocinadores devem estar à frente de batalhas políticas e dar constante apoio aos líderes e equipes de projetos.
5. Comprometimento da equipe.
Invariavelmente os participantes dos projetos estão envolvidos mas não comprometidos nos projetos e isso dificulta e impacta no progressão e entrega dos resultados.
Como obter sucesso
Mesmo diante dessas considerações, há fatores de sucesso em projetos de implantação de ERP que podemos e devemos perseguir, os quais podem colocar nossos projetos em uma situação bem distante dos números alarmantes mencionados acima e exemplos desses fatores de sucesso são destacados abaixo:
1. Planejar contingências.
Os líderes de projetos e a alta administração devem ter muito claro quais são os planos de contingência para os casos em que algum aspecto do projeto não atinja as expectativas iniciais.
2. Direcionar expectativas.
Os projetos precisam ser entendidos na organização como processos estratégicos que são iniciados para atingir objetivos estratégicos do negócio e conseqüentemente alcançar a maior vantagem competitiva e o melhor valor para a companhia.
Dessa forma as expectativas do projeto não devem ser vistas de forma isolada e sim como agregadoras de valor ao negócio / organização.
3. Comunicar adequadamente.
Desenvolver mecanismos e avaliar a efetividade das comunicações do projeto, são fatores que fazem toda a diferença para o bom andamento e para o sucesso da empreitada.
Sempre que decisões, mudanças e planos do projeto são renegociados, rediscutidos ou implementados é preciso atenção especial para que todas as partes interessadas na organização sejam comunicadas e com isso garantir que todos os aspectos sejam entendidos, assimilados e aceitos.
Conclusão
Cada organização tem um ou mais atributos competitivos que a destacam no mercado.
Cada um desses atributos é de relevância considerável para as estratégias de crescimento, vanguarda e perenidade.
Nos últimos anos garantir crescimento, vanguarda e perenidade como vantagem competitiva estão sempre relacionadas à implementação com sucesso de sistemas de gestão empresarial, que dão ao negócio um alto conhecimento estratégico.
Embora haja dados pessimistas sobre os projetos de implantação de ERP, há que se considerar que todas as iniciativas bem-sucedidas geraram fundamentos absolutamente contundentes de que não só é possível ser bem-sucedido como estamos em um estágio de maturidade desses projetos onde os resultados são altamente relevantes e em muitas situações surpreendentes.
É basilar observar que a implantação de sistemas de gestão empresarial, por sua natureza de analogias complexas, exige o acompanhamento profissional de equipe experiente em sua implementação com foco na gestão eficiente do projeto.
Assim como de reformulação de recursos e controles mais burocráticos para a fiel aferição das informações com impacto direto na exposição dos indicadores de cada área, contudo essas ações devem ser tratadas como necessárias para o sucesso da empreitada, evitando sempre que possível a simplificação ou adaptação das melhores práticas de mercado.
Samuel Gonsales é Diretor Executivo da Kayros IT Consultoria
Um dos maiores desafios dos gestores na atualidade é tornar suas empresas mais competitivas, em especial em um mundo globalizado, dinâmico e versátil como o que vivemos atualmente.