A quem atribuir responsabilidades sobre as informações que são repassadas ao Fisco?
Nestes dias tive uma reunião com cliente na qual o principal ponto de discussão foi sobre responsabilidades envolvendo o software, gestão interna e a assessoria contábil externa.
Conversávamos sobre uma melhoria em tecnologia e a atualização para uma nova solução em seu software de gestão.
Durante a conversa, ele extremamente preocupado com a gestão tributária, me apresentou várias situações corriqueira, dúvidas dos próprios gestores das áreas internas, além das do escritório de contabilidade que o assessora, mas principalmente a influência que assunto tem sobre o sucesso das empresas do seu segmento.
Até aqui nada de novo, afinal em nosso país questões tributárias tiram o sono de muitos gestores e contabilistas.
Com a proposta de ajudar no controle dos dados e facilitar a gestão como um todo, não só das informações contábeis e fiscais, os softwares de gestão são ferramentas importantes.
Porém neste ponto é importante pensarmos em duas palavras: processo e procedimento.
Estes termos, que confundem muitas pessoas, são básicos para termos esclarecimentos muito importantes sobre as responsabilidades que envolvem a polêmica vivência empresarial de softwares e usuários, de quem são as responsabilidades sobre dados e quem deve fazer o que.
A palavra processo significa o ato de proceder, de andar, ou seja, exprime uma série de ações sistemáticas que buscam alcançar algum resultado.
Já o termo procedimento está contido na explicação do primeiro.
O procedimento é a forma de proceder, é a sistemática das ações realizadas ou a serem realizadas.
Ai você que lê este artigo agora se pergunta: o que isso tudo tem haver com o tema? Tudo.
O entendimento entre a diferença do que é o que, é a base para dar ‘nomes aos bois’, para que se compreendam os papéis.
Numa analogia muito simples temos a conhecida fábula do lenhador e seu machado.
Com ela penso que podemos facilmente identificar o que vem a ser o processo e o procedimento.
O fato de o homem ter desenvolvido experiência e conhecer cada tipo de madeira, seus veios e como encravar a ferramenta dá a ele apenas parte do que é necessário para realizar seu trabalho eficientemente.
O que determina se o trabalho será produtivo e bem feito é o conjunto complementado por uma boa ferramenta, firme e afiada.
Aliada ao conhecimento do lenhador um bom machado é importante para formar o conjunto entre processos e procedimentos que envolvem o trabalho de rachar a lenha.
Assim também todos os profissionais precisam ter boas ferramentas e conhecer as formas de boa aplicação. Neste sentido o software é o machado de profissionais que gerenciam as empresas.
A partir daqui consegui conversar e me entender melhor com meu cliente.
Conseguimos traçar claramente até onde vai o poder da ferramenta e onde está o fator humano.
Nas dúvidas geradas sobre as responsabilidades na geração, validação e conferência das informações ao Fisco, precisamos entender quais são os processos que os procedimentos, o que é machado, lenha e lenhador.
Igualmente à fábula, o resultado da história bem sucedida é composto por um conjunto de fatores.
Os softwares de gestão empresarial, também conhecidos como ERPs (do inglês Enterprise Resource Planning) em suma são aplicativos que integram os dados dos mais variados setores da organização.
Nos suprimentos, tudo que passa pelo recebimento é lançado como entrada na empresa.
Quando de uma venda, a saída é registrada no faturamento.
Todas estas ações geram dados que um sistema integrado utiliza para formar as demais movimentações, como a contábil.
A ferramenta, neste caso o software, é apenas a base para que os processos sejam bem executados.
O software é desenvolvido com base nos procedimentos que devem ser aplicados pera uma boa gestão, porém para que sejam realmente eficientes é necessário que os processos também sejam executados de forma correta.
Os procedimentos por si só não garantem que o resultado será satisfatório, tão pouco é possível realizar processos sem ter procedimentos bem preparados e adequados.
A responsabilidade pela correta manutenção das informações fiscais que passam pela geração, validação e conferência dos dados deve ser compartilhada pelo conjunto formado pela boa ferramenta e o bom lenhador.
Softwares houses que oferecem aplicativos de gestão devem ter analistas capazes de entender os procedimentos previstos pela Legislação e transformar todos os pontos em ferramentas afiadas e capazes de atender as necessidades das pessoas que os operam.
Já as empresas devem ter usuários treinados e com conhecimentos sobre o que fazer com estas ferramentas.
Mais especificamente os contabilistas, que fazem a finalização dos processos, devem saber como utilizar a ferramenta da melhor forma possível, e até mesmo orientar a utilização aos demais usuários da empresa, para que se alcancem os objetivos.
*Daniel Germano Scheidt é gerente de Marketing da Delsoft Sistemas
A quem atribuir responsabilidades sobre as informações que são repassadas ao Fisco?