Todo projeto, independente de ser ou não de ERP (Software de Gestão Empresarial) deve ser concebido com a premissa básica de que tenha início, meio e fim, que seja cumprido o prazo e o orçamento previsto e siga as boas práticas do Project Management Institute (PMI).
Somado a isso, ainda existe a experiência de países maduros como o Japão e Estados Unidos, que pregam uma sequência lógica para atingir as expectativas e metas através dos indicadores estabelecidos. Tudo parece simples e tranquilo, mas vejamos algumas sugestões que fazem toda a diferença na gestão do seu projeto de ERP.
A cultura japonesa é reconhecidamente e admirada ao redor do mundo pela disciplina e a paciência em perseguir no detalhe uma trajetória de vitória e de sucesso, com resposta rápida e qualidade. São vários os exemplos de superação e recuperação desse povo, o mais recente é o de Fukushima.
Dessa cultura a sugestão é: Obedeça ao sistema de planejamento e execução 80-20. O que significa isso? deve-se passar 80% do tempo planejando, quanto maior for a capacidade de projetar e simular os potenciais problemas na execução, melhor você estará preparado para executar o restante dos 20%.
Isso passa também pela identificação do perfil da equipe de projeto. Ouvi certa vez de um Gestor em um projeto – Muito ajuda quem não atrapalha! Um dilema conflitante. Prova disso é que exatamente nesse projeto a pessoa em questão era chave na companhia, pois era estratégico na reestruturação da empresa.
Como então excluí-la do projeto? Trazê-la para fazer parte do projeto foi até uma tarefa bastante simples, quando aplicado um pouco de psicologia, conhecimento dos desejos, medos e limitações. Para que tudo dê certo, é fundamental extrair o máximo das pessoas. É muito comum atropelar essa prática no projeto, por isso, a segunda sugestão é: avalie e motive sempre sua equipe.
Na dinâmica da Gestão de Projeto, a prática da disciplina e organização, gerenciamento de sua agenda de trabalho, tarefas e atividades da equipe e de assuntos que impactam na condução do projeto e exigem uma dedicação hercúlea é árdua, porém é necessário dedicar tempo para gerenciar as mudanças e a solução de conflitos. Essas são habilidades em que o Gestor de Projetos desenvolve constantemente por sua experiência e seguramente é um dos pilares de sustentação de sucesso do projeto.
Deveríamos estender um capitulo a parte quando tratamos de pessoas, pois quando se implementa um projeto de ERP, os pilares principais de sustentação, são: Pessoas – Processos – Sistema, perceba que todos estão ligados às decisões pessoais, portanto as pessoas são parte chave do sucesso do projeto. A sugestão aqui é: Desenvolva um plano de Comunicação vivo e fluente entre a equipe.
É possível Gerenciar Projetos com qualidade através da convergência do conjunto onde tudo tem que funcionar bem e na mesma direção, iniciando pelo entendimento das expectativas do cliente, fazendo com que as mesmas estejam claras. A quarta sugestão é: Que o combinado não é caro.
Agora, vamos abordar rapidamente as fases que considero mais importante de um projeto de ERP. Após a reunião de lançamento ou kick off meeting, como queiram, nessa fase inicial do projeto é muito importante ter definido onde queremos chegar.
Quando iniciado o projeto, é necessária uma fotografia. Essa fase permite analisar criteriosamente as regras de negócios do cliente, fase chamada de BPM – Business Project Management, que inclui a análise de negócio, denominado de (As Is), onde é levantado, compreendido e mapeado o fluxograma de processo, o que permite analisar o esforço sobre as mudanças do produto ou sugerir mudanças de processos de negócios. Em seguida, são analisados os desvios e lista das pendências, o que chamamos de GAP’s.
O produto deve ser planejado de forma que os GAP’s sejam mínimos. O resultado do (As Is) ajudará a definir as próximas etapas, como por exemplo, a de (To Be), “Como Fica”, ou seja, preparando o negócio com os pilares convergidos para sustentar a evolução e crescimento da companhia. Tudo isso parece simples e óbvio, mas é necessário que os recursos estejam totalmente alinhados: O cliente agindo como agente motivador das mudanças.
O Produto deve utilizar ao máximo o nível de sua aderência para as boas práticas de sua indústria e mercado. O Serviço Profissional deve fornecer qualidade e segurança através da experiência, capacidade e comprometimento para entregar o que o produto se propõe para fazer de melhor.
O mais importante dessa última sugestão é para que o mercado se atente junto ao fornecedor sobre as garantias necessárias para que o projeto seja concluído no prazo e no orçamento previsto. Somente quem possui recursos técnicos e metodológicos eficazes pode oferecer esse tipo de garantia.
*Davi Floriano é Diretor de Vendas e Marketing da Fotini, representante da Glovia Internacional, subsidiária da Fujitsu, na América Latina