O recebimento de mercadorias é um dos processos que, embora possa parecer não ter grande impacto no sucesso da loja, contribui para determinar a performance e qualidade de uma operação de e-commerce.
As lojas virtuais podem operar com variedade de categorias de itens e operações muito diferentes, o que eventualmente traz grande complexidade para o processo de recebimento de mercadorias.
Há variações que têm impacto no recebimento documental, isto é, no registro da nota fiscal, considerando também aqui o confronto e validação contra o pedido de compra.
Há outras categorias cuja dificuldade não é o registro dos documentos, mas sim a identificação e conferência física dos produtos. E há ainda operações que misturam o pior desses mundos.
Quero comentar sobre dois exemplos de recebimentos problemáticos, mas que podem ser melhorados com a ajuda de um bom back-end (back-office).
O primeiro é quando ocorre muita variedade e pouca quantidade de itens com EAN (código de barras), ou seja, o reabastecimento de estoque de categorias com grande diversidade, associadas muitas vezes à cauda longa – como livros, CDs e DVDs.
Os pedidos de compra destes itens são sempre feitos por SKU (Stock Keeping Unit – nível mais detalhado do item, por onde deve ser feito o controle de estoque) e o registro da nota fiscal através de interfaces que não oferecem dificuldades.
O dilema aqui é físico, pois é necessário agrupar os itens iguais para contá-los e depois armazená-los.
Todo esse processo torna-se simplificado se dispusermos de um recebimento do tipo check-in, como um caixa de supermercado ao contrário.
Se pudermos ler o código de barras do item, colocá-lo em caixas pré-identificadas, ao mesmo tempo em que o sistema atende aos pedidos de compra, confere as notas fiscais e pré-endereça a mercadoria, teremos realizado diversas etapas do processo de uma só vez!
Outra situação de recebimento considerada crítica é relacionada a itens em cores diferentes, com ou sem EAN, que foram comprados sortidos.
Brinquedos, cama, mesa e banho são excelentes exemplos neste caso. Dois problemas óbvios deste recebimento são a grande variação de cores que dificulta a correta identificação do produto – lembre-se, não há códigos de barra – e a impossibilidade de fazer o pedido de compra por SKU.
Aqui temos dificuldades no registro dos documentos (pedidos de compra e notas fiscais) e na conferência física dos itens.
A solução mais comum encontrada para esse tipo de situação é planilhar o recebimento, isto é, conferir peça a peça com o suporte de uma planilha para digitar a nota e corrigir os pedidos de compra.
Porém este processo, além de ser extremamente lento, é contraproducente, pois é feita a conferência física antes do registro da nota fiscal, e até mesmo do pedido de compra.
Uma boa saída para este problema é realizar o registro do documento pelos modelos do item, e fazer a identificação do SKU apenas na conferência física.
Desta maneira, é mantida a ordem natural do processo de recebimento. Mas atenção! A tela de check-in precisa oferecer funcionalidades que auxiliem na identificação, com uso de fotos, e permitam a impressão de etiqueta de código de barra.
Como vemos existem armadilhas escondidas quando uma loja virtual ignora o correto tratamento do recebimento de mercadorias. É necessário estar atento para que um processo simples não ocasione prejuízos em série na cadeia de operação do e-commerce.
*Eduardo Fullen é sócio-dietor da Uiconsult Sistemas