Está mais do que comprovado que ter um bom sistema de gestão pode ser um divisor de águas para qualquer empresa. Por trazerem embarcadas as melhores práticas de administração, estas soluções são o passaporte para uma maior visibilidade no mercado, permitindo que o gestor possa melhorar seu planejamento, ampliar a produtividade e a lucratividade e expandir o negócio de forma estruturada.
Porém, antes de poder chegar ao grau de maturidade no uso de um ERP (Enterprise Resource Planning) é preciso cumprir etapas de processos importantes e tomar as decisões corretas tanto na fase de escolha da solução, quanto na fase de implantação.
Tão conhecidos quanto os casos de sucesso são os “casos de insucesso” de empresas que, por terem cometido erros capitais, acabaram investindo muito mais do que o previsto e nunca colheram os frutos como era esperado.
Uma das decisões mais importantes para um projeto bem sucedido é a escolha do fornecedor e da solução mais aderente ao negócio. Além de buscar um parceiro sólido, é preciso avaliar se o sistema que ela oferece é adequado às necessidades específicas da área de atuação de quem está contratando.
Muitas vezes, a solução de gestão mais usada pelo mercado não é a ideal para sua empresa por não ter muita afinidade com seu segmento ou por não poder ser integrada facilmente à estrutura de TI já existente. Nestes casos, normalmente são necessárias uma série de customizações, o que pode levar os custos às alturas.
Outro ponto fundamental, antes de iniciar a implantação, é avaliar a infraestrutura de hardware já existente e se ela é capaz de suportar o novo software e todos os seus recursos. Em muitos casos, a chegada do ERP acaba gerando a necessidade de investimentos que não estavam previstos e o orçamento destinado para a TI pode ficar comprometido.
O planejamento detalhado dos objetivos e das prioridades também é item indispensável. Em média, 70% dos projetos de implantação de um software de gestão estouram prazo e orçamento e isso se deve, na grande maioria das vezes, a necessidades de desenvolvimento que surgem de última hora e que poderiam ser evitadas com um bom plano, ou seja, um escopo do projeto claro e muito bem definido.
Saber exatamente o que está adquirindo e quais as customizações necessárias para o ambiente da empresa antes de assinar o contrato é essencial para evitar o desconforto de adequações não previstas.
Aliado a um bom plano de implantação do ERP é fundamental um programa de treinamento apropriado para que os colaboradores utilizem o novo sistema de forma plena. Esse aspecto é algo que não pode ser deixado de lado. De nada adianta ter o melhor ERP do mercado se ele não tem a total adesão dos funcionários e se os mesmos não possuem o domínio sobre as ferramentas.
Outro item importantíssimo é focar nos treinamentos de negócio específico de cada departamento, pois muitas pesquisas mostram que a maior dificuldade não está em operar os sistemas, mas sim em entender os benefícios de seus instrumentos.
Por mais que possa parecer um custo desnecessário ou perda de tempo, treinamento é um investimento que garante que tudo o que foi feito até aquele ponto não foi em vão e que permite que a empresa usufrua realmente dos benefícios do sistema e tenha autonomia necessária para crescer sem alta dependência do fornecedor.
Culturalmente temos dificuldade de seguir as receitas de sucesso por elas serem algumas vezes mais custosas ou trabalhosas e apelamos sempre para o “improviso criativo”. Em função disso, escolhemos atalhos que contribuem para as falhas que inevitavelmente vão aparecer a médio e longo prazo.
Sua empresa pode ser mais uma na estatística dos cases mal-sucedidos de implantação e uso de um ERP, ou você pode torná-la mais um grande case de sucesso seguindo as métricas recomendadas por especialistas. A escolha está em suas mãos.
*Felipe Calixto é diretor presidente da Sankhya, desenvolvedora e provedora de soluções de gestão empresarial.