Vivemos num mercado muito competitivo e globalizado, onde as empresas brasileiras, independente do seu porte, competem com empresas de outros países, que apresentam uma estrutura robusta, processos avançados e uma gestão afinada.
Neste cenário, temos dois mundos distintos, o das empresas que comandam o mercado com um marketing forte e uma estrutura logística eficiente, e aquelas empresas que prestam serviços para estas grandes corporações.
As pequenas empresas, excluindo as que atuam em nichos com tecnologia própria, são em sua maioria revendedores e/ou prestam serviços para terceiros, inseridas em uma cadeia de distribuição, serviços ou produção e, portando, seguem um conjunto de regras nem sempre coerente.
Adequar-se as condições impostas pelos grandes exigem, invariavelmente, muita flexibilidade, empenho e criatividade operacional, artifícios que somente as pequenas empresas são capazes de fazer, justamente porque elas possuem regras e operações que se adaptam muito rapidamente as demandas de mercado. E são estas pequenas, com alto grau de flexibilidade e criatividade, que fazem parte do grupo de sobreviventes.
Hoje, quando falamos em processos e gestão, rapidamente ligamos a um software ERP, que nada mais é do que um software orientado para gestão de processos empresariais. Analisando as empresas flexíveis, o que acontece se for implementado um software engessado, que não permita adequações para maior aderência aos processos?
Veremos que estas empresas, em pouco tempo, estarão repletas de planilhas, justamente porque elas não deixarão de ser flexíveis porque o software não é. Mas, por outro lado, o uso intenso de planilhas na operação da empresa é o primeiro passo para a perda de controle e o caminho em direção ao “caos” total, situação que pode levar ao fechamento da empresa.
Sabemos que a adequação a processos específicos, em muitos casos, significa customizar o ERP, o que consequentemente implica em maior custo de implantação, correto? Não exatamente, pois entendemos que a adequação a processos também pode ser visto como um processo de melhoria e retorno financeiro.
Empresas que possuem este entendimento investem frequentemente em melhorias nas suas soluções, seja por meio de relatórios específicos, por customizações mais complexas, justamente porque existe uma filosofia de crescimento com base na melhoria da eficiência operacional e, consequentemente, na redução de custos operacionais e até mesmo na melhoria do controle nos processos de gestão.
Isso significa que quando termina a implantação, conforme escopo inicial da venda, não termina a prestação de serviços do ERP? Sim, é exatamente neste período que iniciam-se as melhorias nos processos de gestão, e é nestes pós- investimentos que o ERP pode dar o retorno esperado a empresa contratante.
Observe que antes do ERP muitas empresas investiam em consultorias, gestores mais seniores, layout e fluxo produtivo, ou até em equipamentos mais sofisticados, o que mostra que investimento em melhorias já faz parte da pequena empresa.
O que é necessário compreender é que o ERP também é uma grande fonte de melhoria nos processos, e muitas vezes com potencial mais elevado do que investimentos em projetos de consultorias, e/ou máquinas mais sofisticadas.
De outro lado, o ERP também ajuda as empresas a padronizar seus processos, o que é importante no cenário das Pequenas Empresas, onde os processos nem sempre estão suficientemente organizados. Neste contexto, há uma ressalva importante, pois a implementação de melhorias ou customizações, de forma pouco organizada ou planejada, acaba trazendo mais efeitos colaterais do que propriamente benefícios.
Por isso, ao invés de implementar um recurso mais complexo, a empresa pode implementar vários pequenos recursos mais simples, pois o simples custa menos, é mais fácil de absorver, além de demorar muito menos tempo para o desenvolvimento e operação do sistema.
Um erro comum das empresas é querer automatizar tudo e nos mínimos detalhes. O problema é que um processo que não está suficientemente amadurecido ou estabilizado acaba sofrendo muitas mudanças e afinamentos durante o desenvolvimento, mudando dinamicamente a especificação do programa, e isso normalmente é fonte de estresse entre a contratante e a contratada, sendo que o maior impacto é na demora na finalização do projeto, e no custo total do projeto.
Tratando-se de ERP flexíveis, é importante levar em conta o custo desta flexibilidade, ou seja, quanto custa um profissional para fazer estas customizações, e qual o grau de complexidade ou facilidade do ambiente de desenvolvimento disponibilizado pelo ERP? É preciso também levar em conta se este ambiente é interno ou externo ao ERP e se faz uso de ferramentas próprias ou de terceiros.
Não menos importante é o custo de atualização, ou seja, o que acontece quando um sistema muito customizado tem uma atualização de versão? Qual o impacto de uma nova versão nas customizações realizadas, e qual o custo e tempo de implantar estas atualizações?
Já que o cliente paga para implementar as customizações e depois paga muito mais para mantê-las em funcionamento. O que acontece é que muitas empresas deixam de atualizar a versão do ERP para não sofrer estes impactos na operação da empresa, porém, no cenário fiscal brasileiro, é totalmente impraticável ficar sem atualizar o software.
Mesmo com todos os problemas e altos custos relacionados, a flexibilidade é um item fundamental de sobrevivência das empresas muito dinâmicas e em crescimento e, também, um item importante para as empresas que precisam maximizar a eficiência nos processos, reduzir tempo e custos operacionais.
*Osvaldo Luis Aoki é presidente da AOKI Sistemas, empresa desenvolvedora de soluções para gestão empresarial, voltada para pequenas e médias empresas.