Quando temos que enfrentar decisões importantes e dispomos de algumas opções pode ser um bom facilitador para a tomada de decisões, mas se temos poucas ou as vezes somente uma opção, a decisão terá um peso muito maior (aparentemente mais fácil, mas provavelmente carregada de maior acometimento)
Da mesma forma o contrário pode ser dito. Se temos uma infinidade de opções, certamente atrapalhará bastante a decisão, ainda mais quando é necessária a comparação de características, que nem sempre são tão fáceis de serem comparadas, o que dificulta uma perfeita comparação técnica, alias é um fato muito comum na tecnologia.
Um exemplo clássico: tente comparar dois smartphones, sendo cada um TOP de linha de uma marca X com a marca Y.
Consulte diversos técnicos, revistas, sites especializados e encontrará ótimas explicações, muito bem avalizadas, para o uso de um ou outro.
Dificilmente encontrará um vencedor, a unanimidade, a solução ideal para o seu caso !
Novamente, algo muito comum no cenário da tecnologia.
Diante desta situação como um administrador, um gestor, poderá optar pelo uso de uma tecnologia com o intuito de melhor servi-lo para uma determinada finalidade, seja na constante necessidade na melhoria de processos, comunicação direta com colaboradores ou clientes, segurança da informação, seja qual for a sua necessidade irá encontrar muitas opções para avaliar e chegar na sua melhor decisão.
Por isto, considero que alguns pontos são muito importantes para a tomada de decisão quando o assunto é tecnologia :
#1 Qual problema quero resolver? Quais são as minhas reais necessidades?
Ter a certeza de qual é o seu problema e portanto buscar uma solução para resolvê-la é o passo mais importante e primordial e muitas vezes não é óbvio nem tampouco fácil.
Como exemplo, distribuir tablets para a equipe de vendas para então esperar um aumento das vendas, por si só, não me parece uma ação que gerará resultados naturalmente, mesmo que esta ação esteja no campo motivacional (deixar meus vendedores mais felizes com este mimo), mais ao contrário poderá trazer um enorme desvio de operações, pelas facilidades de entretenimento, opções, comunicação digital que um dispositivo como este pode trazer, portanto dificultar, atrapalhar o foco nas rotinas mesmo usando um equipamento de grande aceitação, praticidade, comodidade, mobilidade e tantos outros predicativos que os tablets oferecem.
Na maioria das vezes as tecnologias são complementares, não necessariamente substituindo integralmente as anteriores, com podemos ver no caso dos smartphones, tablets, netbooks, notebooks e desktops.
O que vemos é o acumulo de todos estes dispositivos, cada um deles, preenchendo uma lacuna de atividades, e não necessariamente substituindo o seu antecessor.
Teria como um dispositivo atender as minhas necessidades, com menor dependência da assessoria técnica, menos intervenções, auto configurável, seguro e etc ? Se existir uma tecnologia que enquadra-se 100 % no seu cenário, fique muito feliz pois isto ainda é bastante raro !
Existem tecnologias desruptivas que podem inverter esta situação, ou seja, a partir da tecnologia cria-se um novo cenário que poderá melhorar ( e espera-se que muito ) uma determinada situação na sua empresa. Nestes casos, ainda mais por serem cenários inovadores e sem a facilidade comparativa, do benchmark, o aconselhamento de técnicos com visões diferentes é crucial.
Entenda muito bem o seu alvo, suas necessidades, o que deseja, para não ser enganado com os encantos (contornos) da tecnologia !
Sem sombra de dúvida, este é o passo mais importante.
#2 Assessoria Técnica do fornecedor
Considerar que o serviço ou produto que está adquirindo, ainda mais quando se trata de tecnologia, não considerar como fundamental o tão falado " suporte ", que os manuais e vídeos resolvem, que o suporte por telefone ou chat já bastam normalmente é um erro comum e de grandes conseqüências.
Especialmente quando tratamos de aplicações o processo dito como "PÓS implantação" deve ser considerado como muito crítico e jamais pode ser relegado a um plano inferior. Tenha certeza de ter contratado o plano ideal para este total acompanhamento.
Deve ser feita uma minuciosa avaliação de como, quando, quem, de que forma é realizado o "suporte" pelo fornecedor.
Não acredite que uma empresa grande, com centenas ou talvez milhares de clientes tenha a plena condição de atende-lo. Duvide.
Da mesma forma, não descarte uma empresa pequena, quanto o atendimento técnico, por ser reduzido em número de colaboradores, esta poderá ter um suporte superior a uma empresa grande, de forma mais personalizada, com melhor entendimento das suas necessidades e em muitos casos com muito maior comprometimento (relação de interesse diferente).
Na minha experiência profissional, o fato de contratar serviços (bem diferente de produtos) de uma empresa grande, de maneira alguma, é a certeza de estar adquirindo o serviço adequado as suas necessidades.
Esta distinção entre produtos e serviços, deve-se diretamente ao fato de "produtos" ter um nível de estanqueidade de problemas menor se comparado a serviços, em especial, pelas questões de relacionamento, capacitação técnica, turn-over de equipes de atendimento e etc que são mais críticas no cenário de serviços.
Tenha auxilio de profissional técnico que possa lhe oferecer amplo apoio quanto as definições de atendimento e tempo de respostas para as suas necessidades (SLA / Horários / Extensão do suporte / Contrato bem definido e etc).
Acredite : Ter um bom fornecedor de tecnologia que esteja, de fato, ao seu lado antes, durante e inclusive depois, fará muita diferença.
#3 O quanto posso crescer com a minha nova aquisição? Até onde vai me atender? (escalabilidade da solução)
O que estou adquirindo agora me servirá integralmente para daqui a seis meses? E em um ano? 5 anos? 10 anos?
Se tiver que ampliar, alterar, mudar o produto ou serviço quais são as minhas opções ?
A contratação de algum item novo de tecnologia hoje é sempre vista como a mais "nova revolução" que irá superar em muito as suas expectativas, porém normalmente de curto prazo e não raro no médio prazo mostra-se aquém do esperado, trazendo novamente em voga o ciclo de melhorias em curto espaço de tempo, portanto exercitando a necessidade de recursos "mais avançados".
Este ciclo é comum, ás vezes em um curto espaço de tempo por força de uma contratação mal dimensionado ou por força de um crescimento orgânico ou por aquisição da sua empresa que portanto exigirá muito mais recursos e potencialmente diferentes.
Responder a pergunta de como ampliar um cenário estabelecido não é, nem de longe, uma das tarefas mais elementares da gestão de tecnologia.
Muitas empresas, especialmente as de grande porte, sofrem e gastam muito para conseguir migrar o seu "legado" para a mais nova "plataforma tecnológica de sucesso", pelas dificuldades que este cenário gera numa grande organização que depende, vive e opera dentro dos padrões criados (mesmo este sendo ultrapassado).
Monte cenários e faça suas simulações, realistas, pessimistas e claro otimistas para todas as situações !
#4 Preço
O preço obviamente é um fator primordial em qualquer decisão para contratação/aquisição de produtos/serviços.
Mas me parece um enorme equívoco, tentar comprar algo que está acima do seu orçamento e "minar" o processo cortando custos de implantação, reduzindo treinamentos, trocando "detalhes" dos servidores por alguns semelhantes e etc, no intuito de alcançar um patamar superior ao seu cenário inicialmente definido (o correto e adequado).
Se foi planejado, discutido e acertado um cenário correto de valor X, não me parece ser fácil de redimensioná-lo para as suas mesmas necessidades, com os mesmos produtos e serviços tendo uma redução de 30 % ou mais de redução nos valores de aquisição.
Observo um esforço enorme das partes técnicas (tanto do comprador quanto do vendedor) para conceberem o cenário técnico ideal, fecham o projeto mas para viabilizar dilaceram e podam as partes críticas iniciais, criando fortes dificuldades podendo inclusive levar a completa extinção do projeto pelo redimensionamento financeiro não acordado.
Se não está adequado para o seu projeto, acima das suas possibilidades, não o faça ! Na maioria esmagadora das vezes, os prejuízos serão maiores se tiver que abortar ou implantar parcialmente e de forma incorreta.
Avalie com precisão todos os custos do projeto e principalmente até onde vai sua margem de execução adequada do projeto, com acréscimos de 30 ou 50 % do projeto (!), exatamente isto, ou seja, pense que poderá custar mais e dificilmente menos.
Se não estiver confortável, avalie muitas vezes antes de iniciar.
Tenha forte comprometimento de todos os envolvidos (internos e externos) quanto ao que está sendo proposto e se de fato nas premissas e condições contratadas poderão ser contempladas.
Siga a linha "realista" tendendo fortemente para "pessimista" neste quesito.
Se sair mais barato e em tempo mais curto, o vencedor será você! No caso contrário...
#5 Linguagem utilizada, banco de dados de porte, sistema operacional, qual o melhor? Qual devo escolher?
Não se engane mais com estas armadilhas.
Não interessa se o sistema foi feito em linguagem PHP, ASP, C, JAVA se o banco de dados é da "maior empresa do mundo" , se o sistema operacional é o Linux (teoricamente de graça) ou um sistema belamente rodando num MAC OS, se o equipamento servidor tem 6, 12, 64 núcleos, isto não é o fator que deverá pesar fortemente na sua decisão. Um dia pode ter sido, mas não mais hoje.
Temos inúmeras aplicações no cenário de TI que a maioria esmagadora dos seus milhões ou em alguns bilhões de usuários, não fazem a menor idéia de qual linguagem foi desenvolvido, ignoram que exista um banco de dados e muito menos um sistema operacional especial num servidor. Querem que esteja funcionando corretamente, o tempo todo e atendam as suas necessidades. É isto !
A aplicação, o recurso que está contratando tem que lhe atender independente do que está "rodando" nos bastidores!
Foi motivo de grande força dos fornecedores alegarem que sua aplicação roda na linguagem X com banco de dados Y e portanto era muito melhor que a concorrente.
Na minha opinião, já não era no passado e no cenário atual, com certeza não é mais!
Atenha-se ao que lhe interessa no serviço contratado, quanto a maturidade dos produtos e serviços e a consistência do fornecedor e deixe para uma avaliação muito secundária o fato de estar usando este ou aquele recurso técnico ("de carater interno").
Destaco como um exemplo, alguns bancos de dados 100 % gratuitos, podem operar cenários com bases de dados com centenas de Gigabytes em tempo real, com excelente performance e confiabilidade, evidentemente e como sempre, se foram bem implementados ! Não tendo nenhum ponto inferior (para o uso da aplicação do cliente) aos bancos de dados pagos e de empresas enormes do mercado.
Da mesma forma pode ser considerado nos quesitos de linguagem, sistemas operacionais e etc.
Acreditar que se está comprando um produto/serviço pois é proveniente da empresa Y é considerar como "certeza" que a sua gama de soluções foi adequada ontem, é hoje e será amanhã, pare, pois está andando em campo minado. O mercado tem uma avalanche de cases minados neste sentido.
Ainda mais se considerar que a empresa que pode estar contratando o serviço hoje, pode ser adquirida amanhã pela concorrente e assim sucessivamente.
Importante ressaltar que existem várias normas (ISO, IEEE, EPHOS, eSCM (eSourcing Capability Model) entre outras) que podem ser aplicadas por profissionais especializados no intuito de apoiá-lo na sua decisão. O volume de informações é enorme e será necessário o apoio de profissionais para entender o que melhor se aplica para o seu cenário.
Foque principalmente no que deseja do recurso que está contratando, conforme suas necessidades e dentro das suas expectativas de resultados. Já é um ótimo começo.
*Marcelo T. Botelho é diretor da Veus Technology, empresa focada em inovações tecnológicas para a saúde.