Sabe quando alguém da sua família lhe pergunta com o que você trabalha, você gentilmente responde que trabalha com gestão de projetos e tenta explicar o que é isto, normalmente utilizamos termos usuais do nosso meio profissional, assim como os advogados (Ex: Data Vênia), os médicos com seus termos técnicos (Ex. Cefaléia), o pessoal de Informática com as suas siglas (Ex. ERP, BI, CRM, ASP, SAAS, etc.) e outras profissões, cada qual utilizando suas “gravatas” nas palavras para demonstrar que somos especialistas naquilo e passar um pouco de poder, para não dizer uma pitada de arrogância. E quanto a preocupação de saber se quem perguntou entendeu alguma coisa, deixa pra lá.
Como o pessoal é da família e a intimidade é maior, normalmente recebemos o feedback assim: a tá, entendi! e fazem aquela expressão que não entenderam nada e para não perder a amizade, mudam de assunto rapidamente.
E na próxima festa ou confraternização da família a pergunta volta a se repetir, e a mesma pessoa que já lhe perguntou pelo menos umas três vezes, repete a pergunta: ei, fulano, você trabalha com o quê mesmo, estes dias fui falar para um amigo e não lembrava mais, pode me explicar novamente? Ou quando o seu filho vem lhe perguntar dizendo que tem que contar para os amigos no colégio com o quê você trabalha; Ai você para, pensa e vê que a comunicação não está legal.
Pois é, depois de passar por estas situações algumas vezes, e verificar que da forma que estava tentando me comunicar não estava funcionando muito bem, resolvi pensar em situações reais que vivenciamos no dia-a-dia para explicar os conceitos de gestão de projetos, evitando usar “gravatas” nas palavras.
O que quero dizer com o termo “Gravatas” nas palavras é que muitas vezes usamos uma linguagem usual do nosso meio profissional para explicar coisas para pessoas que não são do mesmo ambiente, ou seja, a linguagem e a forma não estão adequadas para o público que estamos transmitindo a mensagem, fazendo com que a comunicação não fique na mesma sintonia.
Para conseguir explicar com o que trabalho, pensei no exemplo abaixo para exemplificar o conceito de gestão de projetos que usamos nas empresas, traduzindo para nossa vida pessoal.
Gestão de Projetos: Sabe aquela viagem de férias que você está planejamento há um bom tempo para a Disney nos EUA, onde pretende ficar 10 dias conhecendo pelo menos 5 parques, ficar num Hotel da própria rede com a família e tirar alguns dias de compras, pois é, isto é um projeto, por que?
• É temporário – tem início, meio e fim;
• A experiência vai ser única, mesmo que você volte outras vezes, nunca será a mesma coisa;
• Tem que definir o que se quer na viagem (qual tipo de hotel e padrão de qualidade, quantas pessoas irão viajar, que parques visitar, quanto tempo para cada atividade de lazer e compras, que lugares conhecer, etc. – Gestão do Escopo e do Tempo;
• Vai definir quanto pretende gastar na viagem – Gestão de Custo;
• Terá que pensar nos riscos desta viagem (Ex. E se alguém não conseguir o visto americano, quais os brinquedos mais perigosos para crianças para evitar acidentes, e se alguém ficar doente, o que fazer, etc.) – Gestão de Riscos;
• Qual a agência de viagem deve contratar, considerando o preço, serviços, atendimento e que lhe dê o suporte para qualquer imprevisto – Gestão de Aquisições;
• Quem da família irá na viagem e se alguém conhece o idioma inglês para facilitar a comunicação, caso não, como deverá se preparar para isto, fazendo aula particular ou um curso em alguma escola de idiomas, etc. – Gestão de Recursos Humanos;
• Qual a forma e meio que será utilizado para comunicar todas as informações da viagem, de forma que todos entendam claramente o seu papel neste projeto, evitando usar “gravatas” nesta comunicação – Gestão da Comunicação;
• Definir o padrão de qualidade que se espera durante a viagem, como por exemplo, qual a categoria do hotel (quantas estrelas), companhia aérea da viagem e tipo de classe do assento (Econômica, Executiva ou Primeira Classe), consulta a sites especializados para ver a pesquisa de satisfação de outros hospedes. – Gestão da Qualidade;
• E após todas estas definições, verificar se tudo que foi previsto e se espera na viagem está integrado e coerente com o planejamento do todo, pois não faz sentido dizer que se espera gastar USD 2.000,00 por pessoa neste projeto e planejar viajar em classe Executiva e ficar em hotel 5 estrelas, que irá gastar muito mais que o valor previsto – Gestão da Integração;
Quem já viajou sabe que devemos pensar em tudo isto que foi colocado e em mais coisas ainda, e para que a viagem corra tudo bem e seja bem proveitosa, sabe que este projeto de férias deve ser bem planejado para evitar surpresas indesejáveis que podem estragar o passeio, antes, durante e depois da viagem, quando chegar a fatura do cartão de crédito, por exemplo.
Pois é, se você já foi a pessoa responsável por cuidar de todo este planejamento e gerenciar estas atividades para que tudo aconteça no prazo, no orçamento e dentro das expectativas dos envolvidos, parabéns, você foi o Gerente de Projeto deste projeto.
Podemos fazer a mesma analogia com o projeto para a construção, compra ou reforma da casa, o projeto da Pós Graduação, o Projeto do Intercâmbio de estudos, Projeto da Construção do Skate, Projeto da Reeducação alimentar, etc.
Vejam que os projetos fazem parte da nossa vida pessoal também, e se não forem gerenciados da forma adequada, podemos perder muito com isto: tempo, dinheiro, saúde e até amigos em situações mais extremas (quem já viajou em grupo sabe o que isto significa, alinhar as expectativas de todos não é fácil, em gestão de projetos chamamos isto de gestão das partes interessadas ou gestão de stakeholders, se preferir usar uma “gravata”).
* Claudio Roberto da Costa Júnior é pós-graduado em Processamento de Dados e possui mais de 20 anos de experiência profissional participando em projetos de Consultoria Empresarial nas áreas de Manufatura, Logística, Serviços e Comercial. É Sócio e Diretor de Negócios da Euax.