Apesar de ter uma jornada de trabalho semanal maior do que no restante do mundo, o brasileiro é menos produtivo, segundo a Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE). O brasileiro tem dificuldade de organizar o tempo, administrar as pessoas e delegar tarefas. A boa notícia é que é possível aprender técnicas para se organizar melhor e aumentar a produtividade.
Para otimizar o tempo, o ideal é que o profissional tenha em lugar bem visível, uma lista de tarefas de curto e a médio prazo, como por exemplo, estabelecendo metas para o segundo semestre do ano. Em curto prazo, definir, no início de expediente, quais serão as tarefas diárias. Mas, essas listas não podem conter objetivos impossíveis de se realizar.
Seguir uma agenda a risca é uma tarefa muito difícil, já que muitos contratempos podem ocorrer durante o dia. Nesses casos, para evitar a sensação de frustração, por não conseguir alcançar as metas, organize uma lista pequena a ser realizada nos dias de trabalho. Às vezes, os profissionais querem “abraçar o mundo”, mas essa vontade pode interferir negativamente na sua rotina. O segredo é se concentrar em uma atividade de cada vez para não afetar a qualidade.
Momentos para relaxar são fundamentais para produtividade. Mas, esse descanso aparente deve ser feito na íntegra, já que temos que nos desconectar. Fechar caixa de e-mails e perfis em redes sociais é um bom começo. Esse curto descanso pode ser, por exemplo, a pausa para o cafezinho durante o expediente. Além da distração, é uma ótima oportunidade para estreitar relacionamentos com os colegas de trabalho.
Durante a rotina de trabalho é importante delegar atividades para manter a produtividade e um bom relacionamento de uma equipe. Reunir-se com os colegas de trabalho é fundamental para estabelecer metas comuns. Se não for possível realizar os encontros em um ambiente descontraído, faça uma pauta com os assuntos a serem discutidos, seja objetivo e incentive seus colegas a fazer o mesmo. Ainda em relação ao dia-a-dia é importante saber a hora de parar. Ficar além do horário pode ser necessário, às vezes, mas não faça desse hábito, uma rotina. O correto é realizar todas as atividades durante a jornada de trabalho. Para isso, utilize as dicas mencionadas anteriormente.
Investimento e desenvolvimento pessoal, participação em treinamentos e cursos contribuem para o desenvolvimento de novas ideias, ampliação da rede de contatos e a potencializar resultados. Uma boa noite de sono, um final de semana relaxante e atividades desestressantes realizadas nos horários vagos também ajudam a aumentar a produtividade no ambiente de trabalho.
Aumentar a produtividade é um dos objetivos mais importantes no mundo dos negócios. É uma tarefa de autoconhecimento, mas que pode partir de um programa criado pelas próprias empresas. É uma medida importante não só para garantir resultados melhores, mas para manter os profissionais incentivados com os resultados alcançados e felizes com uma rotina menos extenuante de trabalho.
Rodolfo Roquette é sócio da PROFF Gente &Gestão.