A palavra investimento leva a pensar imediatamente na relação custo x benefício. Primeiro se levanta o custo e depois se analisam os benefícios. Se o custo for alto, muitas vezes as empresas nem fazem a análise dos benefícios. Neste contexto, a alternativa usual para as pequenas empresas em relação a sistema ERP costuma ser as boas e velhas planilhas.
O custo de um sistema ERP é alto e os benefícios nem sempre são quantificáveis de forma exata. O custo da planilha é praticamente zero, portanto comparar com o custo do ERP desestimula a análise dos benefícios. Por esta razão muitas pequenas empresas desistem de investir em ERP sem ao menos levantar os benefícios.
Mas, se a pequena empresa tem condição de honrar o investimento adequando ao seu fluxo de caixa, vale a pena levantar os benefícios e verificar os retornos que esta decisão pode trazer. Veja os principais benefícios que o sistema ERP pode trazer para a sua empresa:
1 - Centralização do controle: Tudo no universo tem um centro, tanto no sistema solar como nos átomos. Múltiplos centros levam à desorganização. A empresa também deve ter um centro de controle. O ERP centraliza as informações de todos os processos e diferentes departamentos em um único banco de dados.
2 - Evitar situação de calamidade operacional: O aumento do volume das transações e o uso intensivo de planilhas, leva ao descontrole total e até a situação de colapso operacional. A consequência final pode ser o fechamento da empresa.
3 - Custo do uso das planilhas: Qual é o custo do uso da planilha e suas limitações? A resposta é o custo da mão de obra gasto tendo que digitar a mesma informação em dois ou mais lugares. Custo do retrabalho devido a erros causados por falta e demora da informação. A eliminação destes custos é um dos grandes benefícios do uso de um sistema ERP.
4 - Visão ampla e geral da empresa: O sistema integrado de gestão proporciona ao gestor uma visão geral da empresa em um lugar só porque eliminam as diversas planilhas, uma para cada tarefa ou departamento. Consegue mostrar prontamente as informações mais importantes para a tomada das decisões e planejamento.
5 - Fluidez nos processos: No processo manual, uma venda é lançada na planilha de cliente. Lança a baixa na planilha de controle de estoque e atualiza o saldo do estoque. Depois atualiza a planilha financeira, e assim por diante. O sistema ERP faz todas estas operações de forma automática e sincronizada, dando fluidez aos processos, eliminando o desperdício de tempo, mão de obra e material.
6 - Aumenta as vendas: No controle por planilhas, o orçamento é lançado mas não é verificado se teve a confirmação do recebimento, se teve retorno, etc, o que leva ao esquecimento e perda da venda. No ERP existe mecanismo de verificação automática para que isso não aconteça. O sistema emite diariamente relatório das propostas, sua situação e medidas a serem tomadas.
7 - Melhora a gestão: Imagina uma venda encadeando a emissão da NF, o romaeio para a separação do produto e expedição, baixa no estoque, verficação do estoque mínimo, gera uma ordem de compra, atualiza o sistema financeiro para controlar os gastos e recebimentos. Isto permite controlar os gastos, planejar as tarefas, controlar o cronograma e assim por diante.
8 - Flexibilidade: A grande vantagem das pequenas empresas está na agilidade e flexibilidade de adequar-se às necessidades de mercado ou condições impostas pelos compradores. Na hora de escolher um ERP é preciso buscar softwares que permitam fazer as adequações necessárias para manter a flexibilidade dos negócios.
9 - Pensar no longo prazo: ERP é investimento a longo prazo. O fornecedor de sistema será o seu parceiro por muito tempo. Procure por um fornecedor que tenha tradição, experiência, estrutura e qualidade no suporte aos usuários. Selecione o sistema que proporcionará o melhor custo-benefício através do tempo de utilização do sistema.
10 - Obsolescência tecnológica: Para que o sistema não fique obsoleto e o investimento não seja perdido em curto prazo, o software precisa ser atualizado constantemente para acompanhar a evolução tecnológica. Se não, em breve, você estará com um dinossauro nas mãos.
Enfim, nem sempre as pequenas empresas precisam de todos os módulos que compõem o pacote do ERP. Neste contexto é interessante buscar soluções implantadas modularmente de acordo com a necessidade e adicionadas conforme o crescimento dos negócios. Além de reduzir o investimento inicial, isso facilitara implantação de um sistema ERP nas pequenas empresas, iniciando-se uma nova cultura na empresa.
Orlando Oda é administrador de empresas, mestrado em administração financeira pela FGV e presidente do Grupo AfixCode.