Quando for dado o pontapé inicial para a Copa do Mundo de 2014, as cidades brasileiras que sediarão os jogos terão, muito provavelmente, grandes problemas com transporte. Por isso, as empresas serão obrigadas a repensar a forma de fazer negócios, incentivando seus funcionários a trabalhar em casa, fazer reuniões via web conference ao invés de presenciais e investir em uma infraestrutura de TI confiável para que os negócios fluam naturalmente. Dirk Paessler, CEO da Paessler AG, traz algumas dicas sobre como manter a tecnologia de sua empresa estável durante o período da Copa do Mundo.
1. Comece a monitorar desde já
Se sua empresa já dispõe de alguns funcionários que trabalham remotamente, comece a monitorar o uso da rede agora. Isso lhe dará um bom ponto de partida para ter uma previsão da estabilidade da rede de sua empresa durante os jogos e garantir que você tenha capacidade suficiente. Observe a quantidade média de tráfego da Internet que um colaborador remoto precisa e multiplique-o pelo número de funcionários que possam vir a trabalhar em casa nos dias de jogos.
2. Repense seu plano de contingência
A maioria das empresas possui um plano de contingência geral, cuja viabilidade dependerá do acesso à rede de TI. Mesmo com a rede sendo monitorada, vale a pena atualizar seu plano antes da Copa para garantir que os negócios não fiquem paralisados se uma queda ocorrer. Isso minimizará qualquer tempo de inatividade e garantirá que os funcionários estejam bem preparados caso venham a não ter acesso às informações.
3. Planeje um dia de testes
Planeje com antecedência um dia de testes. Configure os recursos adicionais que você acha que vai precisar e monitore os efeitos de sua rede de perto. Por exemplo, mande os funcionários se conectarem com o escritório quando estiverem em casa num determinado momento da noite e observe qual foi o impacto em sua rede.
4. Configure áreas de visualização
Alguns jogos durante a Copa podem ser mais atraentes do que outros. Identifique aqueles que a maioria dos funcionários vai querer assistir. Programe um plano de carga extra em sua rede durante esses jogos. Alternativamente, instale algumas televisões no escritório para evitar visualizações de vídeos online, prevenindo assim o alto tráfego de Internet.
5. Fique atento aos cibercriminosos
Grandes eventos globais costumam atrair criminosos que procuram ganhar com o aumento da atividade online. Alerte os funcionários sobre a abertura de qualquer link ou e-mail que esteja relacionado à Copa do Mundo, pois podem conter vírus. Verifique também se o antivírus nos PCs, laptops e tablets estão instalados e atualizados.
6. Não confie em downloads
Devido ao uso excessivo, redes Wi-fi públicas podem ficar sobrecarregadas durante os jogos. Se você precisar de documentos quando estiver fora do escritótio, leve consigo uma cópia impressa ou salve-os no disco rígido do seu laptop ou tablet. Se fornecer pen drives para os seus empregados, certifique-se de que sejam criptografados e suficientemente seguros para evitar vazamentos de dados.
7. Tenha o kit certo
Assegure-se de que os funcionários estejam bem equipados para trabalhar remotamente. Isso inclui testar as capacidades dos computadores pessoais, laptops, tablets e smartphones. Crie um site FTP seguro para permitir que seus colaboradores acessem facilmente os arquivos necessários ao trabalho.
8. Receba pelo que pagou
Contate seu provedor de serviços de Internet para discutir acordos contratuais e os serviços que esperam oferecer-lhe durante a Copa. Eles podem lhe ajudar a gerenciar a demanda de pico ou recomendar upgrades de rede para aumentar a velocidade da banda larga em determinados locais.
9. Reorganize reuniões
Evite agendar reuniões ou eventos importantes que utilizem grande quantidade de recursos de rede. Essas reuniões podem criar perturbações externas à sua rede e, assim, afetar o seu trabalho. Tente não planejar o grande webcast mensal da sua empresa durante a Copa. Se você costuma utilizar o Skype para contatar os seus parceiros, é melhor ter um telefone fixo por perto, pois eles são mais confiáveis.
10. Opte por cabos
Avise aos funcionários para que, ao trabalhar de casa, não confiem em conexões móveis. Certamente, uma quantidade maior de pessoas utilizará linhas telefônicas e slots de dados das redes móveis, além do que realmente se tem disponibilidade. Por isso, assegure-se de ter acesso a um telefone fixo.
*Dirk Paessler é CEO da Paessler AG