O que fazer para que a implantação de um ERP não se transforme em uma grande dor de cabeça e prejuízos? O processo de implantação de um ERP é composto de três etapas: 1) Seleção; 2) Implantação; 3) Suporte e manutenção. Se tomar alguns cuidados nestas etapas, você pode diminuir consideravelmente os riscos de uma implantação mal sucedida.
Seleção: O erro mais comum que as empresas cometem é considerar só o preço e funcionalidades do sistema. O erro está em deixar o fornecedor totalmente em segundo plano.
É muito comum as pessoas telefonarem perguntando: quanto custa, como se estivesse comprando uma banana. Unicamente o preço e as qualidades técnicas do sistema acabam determinando a escolha. Os atributos do fornecedor e a qualidade dele tem pouca importância na hora da decisão.
Para encontrar um sistema mais aderente às necessidades da empresa, basta tomar a seguinte providência. Antes de começar a avaliar, elabore uma lista de requisitos que o sistema precisa ter para atender o seu negócio. Classifique os quesitos por ordem de importância. Destaque os indispensáveis, as funcionalidades fundamentais sem as quais a sua empresa não funciona.
A demonstração do sistema é o momento mais importante, onde você precisa dedicar o maior tempo possível. Prepare uma lista do que gostaria de ver no sistema baseado na lista de requisitos do negócio. Esteja preparado para questionar e focar nas necessidades da empresa. Atribuir uma nota nos quesitos demonstrados é a forma de poder comparar com outros fornecedores posteriormente.
Efetue um teste do sistema simulando situações reais da empresa. Faça uma visita na sede do fornecedor, conheça a equipe de analistas. Visite uma empresa ou converse com os usuários do sistema. São esses os procedimentos antes de concluir o negócio. Se não atender 100%, verifique se pode ser customizada para atender as suas necessidades. Esse é o ponto fundamental para avaliar o atendimento e procedimentos do fornecedor.
Implantação: Essa é a etapa mais crítica onde acontecem os principais problemas que levam ao fracasso. A principal causa do insucesso está na falta de entrosamento entre o cliente e o consultor de implantação do sistema. As falhas acontecem porque os gestores da empresa não participam do processo de implantação, nem das mudanças das rotinas internas.
Você entende do seu negócio e das regras da sua empresa. O fornecedor entende das funcionalidades do sistema, o que consegue fazer e como fazer para que o sistema execute determinada funcionalidade. Você não conhece o sistema, da mesma forma que o fornecedor não entende do seu negócio.
Deste jeito, a única maneira da implantação do sistema ser bem sucedida é com a participação ativa por parte das pessoas que representam a empresa. O consultor pode e deve conhecer o seu ramo de atividade, mas pensar que conhece todos os detalhes é confiar demais no santo.
Suporte e manutenção: Esta etapa é praticamente ignorada por boa parte das empresas que implantam o sistema pela primeira vez. A prioridade concentra no preço e nas funcionalidades atuais. Esquecem que após a implantação o sistema precisa continuar funcionando por muitos anos.
O investimento no ERP é para parceria de longo prazo. Não se trata de simplesmente comprar e usar o produto. É necessário que o sistema acompanhe o crescimento da empresa e atenda a novas demandas. Precisa também evoluir constantemente devido à evolução tecnológica. Se não fizer isso, em pouco tempo estará obsoleto. Terá que comprar outro sistema.
A empresa é um organismo vivo composto de pessoas, portanto a solução está na mão das pessoas. Por mais que o sistema seja bom, precisa ser operado por pessoas. Não adianta comprar um carro de F1 se você não souber pilotar. Não adianta comprar a raquete do Roger Federer se não souber jogar tênis. O sistema ERP por si só não irá resolver todos os problemas da empresa.
* Orlando Oda é administrador de empresas, mestrado em administração financeira pela FGV e presidente do Grupo AfixCode.