Muito se tem falado sobre o uso da colaboração para a melhoria da eficiência e da produtividade das empresas. Ao analisar essa tendência é possível perceber que, na prática, a teoria realmente gera resultados ainda melhores, já que leva às companhias a um momento de transformação, centrando o foco na qualidade e na melhoria dos processos.
A ideia por traz de um projeto de qualidade surgiu de uma realidade muito presente na vida de empresas.
“Casa de ferreiro e espeto de pau” é uma frase que expressa bem à realidade no âmbito de processos e softwares que são exauridos ao máximo no ambiente do cliente, mas internamente adotamos soluções caseiras, geralmente milhares de planilhas em excel, como ferramentas de controle e gestão.
Pensando nisto, quis formular um projeto de Qualidade que denominei abaixo de Projeto Excelência.
A criação de um Projeto Excelência, que tem o claro objetivo de levar a companhia a um novo patamar de eficiência, pode garantir a gestão dos processos e sua atualização dentro da dinâmica de mudanças naturais dos processos da companhia.
Mas voltando ao princípio, quando um Projeto de Excelência é idealizado, necessita ter três ações iniciais: realizar o mapeamento de processos críticos para a empresa; estabelecer indicadores de desempenho para os processos mapeados; e identificar oportunidades de melhoria.
O ideal é que para cada processo mapeado de uma área, seja criado um comitê de profissionais da área responsável pelo processo, fornecedores e clientes internos da área mapeada.
Cada um dos novos comitês vai analisar os processos mapeados, determinando quais são seus pontos críticos e que mudanças devem ser feitas para que eles sejam melhorados. Ao final do projeto, a expectativa é contar com uma empresa mais ágil e mais eficiente em todas estas áreas. Mas não só isso.
Além da melhoria nos processos, o projeto precisa servir como fator de estímulo à participação dos funcionários na gestão da companhia.
Cada comitê deve ser formado por um profissional responsável pelo processo da área mapeada, um representante da área de cliente interno e um da área de fornecedor interno, sempre envolvidos no processo analisado para se ter uma visão ampla e real do que ocorre na área.
Já os colaboradores que se inscrevem para ser parte integrante dos comitês criados, devem ser avaliados através de testes de lógica e raciocínio, além de uma avaliação do perfil comportamental.
Os profissionais escolhidos passarão por um período de treinamento e receberão noções de Lean e Six Sigma, fora da empresa, para o qual demonstrarão um incrível interesse.
Depois deste período, cada profissional dedicará cerca de 30% de seu tempo na análise dos processos, entendendo melhor como a empresa funciona para atuar diretamente em sua melhoria.
Um fato interessante é que, quando é solicitada a participação das pessoas, há uma grande adesão, algo que os gestores das empresas não imaginam de início que poderia existir tamanho engajamento.
Ao final, este processo ajudará na montagem de um grupo heterogêneo, com representantes de todas as áreas e filiais da companhia.
Mesmo quando o projeto ainda está em andamento, é notória a percepção que as pessoas envolvidas passam a ter da empresa que trabalham, e como a enxergam de outra forma, o que se tornado um arsenal de boas ideias e melhorias, muitas delas que poderão ser incorporadas ao plano de ação.
É sempre importante estimular continuamente as pessoas a contribuírem, a corrigir percursos internos para manter conceitualmente todos os benefícios que poderão ser conquistados, e isso inclui a equipe, cada vez mais envolvida.
Os resultados de fato serão medidos a médio e longo prazos, mas é possível sentir desde o começo, entre os funcionários, avaliações positivas em relação à melhoria dos processos.
Não tenho dúvida de que a gestão de qualidade, em um futuro próximo, fará parte do cerne da empresa que quer se manter viva, inclusive para a conquista de uma certificação ISO que ateste o bom funcionamento da área de qualidade. Mas, pelas experiências, hoje já é possível dizer que este tipo de projeto é um sucesso: é inegável o quanto a cultura de colaboração fará parte da cultura da empresa.
*Jefferson Schimenes é diretor da Tecnoset