Quem trabalha numa cooperativa, independente do porte, sabe da importância da utilização de software de gestão para a melhoria dos processos internos, integração entre as áreas, otimização das informações gerenciais e atendimento às obrigatoriedades fiscais, entre outros benefícios.
No entanto, para que o software implantado contribua verdadeiramente na gestão, é imprescindível que a cooperativa contrate um fornecedor de software especializado no seu segmento, preparado para implantar os sistemas mais apropriados às necessidades da cooperativa, assegurando altos índices de produtividade, flexibilidade e segurança.
Foi-se o tempo em que trabalhar com um software genérico, com recursos básicos, era suficiente.
Sem foco em cooperativas, os softwares genéricos se revelam extremamente limitados, impossibilitados de prestar um suporte qualificado, inflexíveis às necessidades dos usuários e incapazes de acompanhar o ritmo do mercado.
A seguir, estão algumas dicas que elevam as chances de sucesso na seleção de um software de gestão apropriado para a cooperativa:
O primeiro passo é identificar todas as necessidades da cooperativa e os anseios para o futuro. A seleção do software de gestão não deve ficar restrita unicamente às necessidades do presente, elas também devem prever as pretensões da cooperativa para o futuro.
Encontre um software especialista no segmento de cooperativas e com soluções orientadas para as atividades que a cooperativa desenvolve.
É muito importante que a cooperativa selecione uma solução que acompanhe o crescimento do negócio e ofereça recursos que a cooperativa sequer chegou a pensar antes de começar a usá-los.
Requeira ao fornecedor reuniões de demonstrações de defesa técnica dos softwares de gestão, no intuito de validar se o fornecedor dispõe de todas as soluções adequadas à forma como sua cooperativa trabalha.
Verifique se o fornecedor de software oferece gerenciamento de projeto e soluções que automatizem o monitoramento e evolução da implantação. Estabeleça metas para que a cooperativa tenha clareza de como se desenvolverão as ações de implantação.
Certifique-se que o projeto de implantação contará com treinamentos adequados. Dê preferência para o fornecedor que disponibiliza treinamentos presenciais e, também, treinamentos através de plataforma de EAD (Educação a Distância).
Escolha um fornecedor que ofereça mecanismos de atendimento em tempo real, como chat online e recursos de conexão remota, capazes de auxiliar a cooperativa quando as dúvidas surgirem ou haja interesse em conhecer as melhoras práticas.
Questione quais foram as inovações tecnológicas lançadas pelo fornecedor de software nos últimos anos. A capacidade de inovar continuamente está diretamente ligada ao sucesso de uma mudança de software sustentável a longo prazo.
Para evoluir negociações, certifique-se que o fornecedor de software está preparado para contemplar as mudanças de legislação tributária e trabalhista. Dê preferencia para o fornecedor que garanta em contrato tais atualizações de legislação estadual e nacional sem custo de desenvolvimento adicional para a cooperativa.
Avalie os recursos que o fornecedor tem a oferecer para auditoria e monitoramento dos processos internos, análise de dados e entrega otimizada de informações gerenciais, bem como, soluções que proporcionem mobilidade aos gestores da cooperativa.
Solicite uma relação de cooperativas atendidas pelo fornecedor, para que seja realizada uma pesquisa de satisfação com os usuários destas. Ninguém melhor do que os clientes de um fornecedor de software para apontar os pontos fortes e fracos das soluções oferecidas.
Selecionar um software de gestão apropriado exige muita dedicação, pesquisa, análise e uma boa dose de paciência e tempo, afinal, é uma escolha que gera impactos em todas as áreas da organização e, uma decisão equivocada pode resultar em grandes prejuízos.
A boa notícia é que, quando a seleção é bem sucedida, a cooperativa contrata mais que um fornecedor de software, passa a contar com um parceiro estratégico facilitador de competitividade e lucratividade.
*Fábio Scabeni é Gerente Nacional de Negócios da Viasoft