Sistema integrado é um conjunto de programas de computador que realiza e integra as tarefas departamentais de uma empresa.
A grande vantagem é a centralização das informações num único banco de dados. Desta forma, organiza, padroniza e automatiza o fluxo operacional eliminando os desperdícios de recursos humanos e materiais.
A questão fundamental é compreender quando e porque uma pequena empresa deve substituir os controles departamentais por meio de planilhas ou sistemas específicos por um ERP ou sistema integrado de gestão empresarial.
Coincidentemente é também o momento em que o empreendedor deve deixar de ser o executor e passar a ser o gestor da empresa.
Os empreendedores em geral abrem seus negócios relacionados à área de sua atuação profissional. Os seus conhecimentos são geralmente restritos aos conhecimentos técnicos ou habilidades profissionais.
Por exemplo: costurar, cozinhar, marceneiro, vendedor, etc. A visão inicial é que basta trabalhar muito e fabricar produtos de qualidade para ter sucesso.
No atual mundo dos negócios não há mais espaço para profissional tipo artesão, que cria o produto, sai para comprar a matéria-prima, fabrica, expõe, vende, recebe e paga o seu fornecedor. Administrar uma empresa significa que é necessário que todos estes procedimentos devem ser executados por funcionários, não pelo próprio empreendedor.
No primeiro momento todos os controles podem ser feitos utilizando planilhas eletrônicas ou até na cabeça do empreendedor. Porém existe um limite físico para qualquer coisa. Uma coisa é atender dez clientes, outra coisa é atender 100 clientes e é muitíssimo mais complicado atender 1.000 clientes.
Com o crescimento da empresa, surgem mais clientes, fornecedores, bancos e funcionários. Não há como o empreendedor estar à frente de tudo: contatar clientes, comprar matéria-prima, controlar a produção, pagamentos e recebimentos, custos e equilibrar o fluxo de caixa. É quando começam a surgir problemas com qualidade e prazo de entrega, desperdícios, etc.
A empresa deve funcionar como uma linha de montagem. O departamento ou a pessoa deve executar uma tarefa e passar para outro departamento. Este precisa dar sequência ao trabalho de forma automática.
Tem que saber o que precisa ser feito sem perda de tempo, não parar o fluxo ou não deixar esquecido em um cantinho qualquer.
Quando o empreendedor era também o executor tinha a visão geral de tudo. Não havia a descontinuidade do fluxo de trabalho, erros, nem desperdícios.
Com a departamentalização e mais pessoas envolvidas no processo, surgem os problemas. Os erros devem ser detectados e sanados antes de gerar a reclamação dos clientes. O sistema integrado ou ERP serve para ajudar a solucionar estes problemas.
Tudo deve funcionar de forma organizada e harmoniosa. Múltiplos centros ou não ter um centro faz com que tudo fique desorganizado, solto e perdido. Os departamentos devem ser agrupados em um único centro para funcionar de forma organizada.
O sistema integrado ou ERP centraliza todas as informações departamentais em um único banco de dados, organiza e padroniza processos.
No momento em que o crescimento da empresa e o aumento do volume de vendas não gerar lucro na mesma proporção ou só faz aumentar a insatisfação dos clientes é hora de buscar uma solução.
É hora de implantar um sistema integrado de gestão empresarial. Evidentemente não é a solução para todos os problemas. Bem utilizado, o ERP é uma poderosa ferramenta para sanar problemas e ajudar os empreendedores na função de administradores e estrategistas de negócios.
*Orlando Oda é administrador de empresas e presidente do Grupo AfixCode.