Em meio a tantos detalhes para serem administrados durante o seu evento, seja ele uma palestra, uma conferência ou uma maratona, gerenciaras redes sociais pode parecer simples.
Porém, para evitar crises, atender os participantes e gerar o maior buzz positivo possível para o seu evento é preciso realizar uma série de medidas com antecedência. Para tornar mais fácil o planejamento, vamos dividi-las em três partes de acordo com as fases do evento.
Antes
1. Escolha alguém para cuidar das redes sociais
Esta pessoa será responsável por selecionar e agendar conteúdo; responder dúvidas e reclamações dos participantes; coletar perguntas; divulgar mensagens etc.
2. Agende o conteúdo com antecedência
Você pode registrar antes, por exemplo, os horários das apresentações e dos intervalos; locais de atendimento ao público; onde ficam os restaurantes e banheiros; pontos de ônibus e taxi etc.
3. #DefinaumaHashtag
Algo como #MostradeCinema ou #CopadoMundo, por exemplo. Ela poderá ser usada em todas as redes, como Twitter, Instagram e Facebook. No fim, será possível indexar todo o conteúdo gerado sob uma única marca.
4. Selecione pessoas chaves para estimular o debate
De forma geral, pessoas chaves e influentes iniciam as conversas e estimulam outros participantes a emitirem suas opiniões. Faça parcerias.
5. Crie um evento ou lugar no Foursquare
Será neste local que os participantes farão check-in, divulgando o evento para seus seguidores. Ele também poderá ser usado no Instagram.
Durante
6. Ouça o que os participantes estão dizendo nas redes
Principalmente no Twitter! O microblog funciona como um termômetro dos acontecimentos.
7. Não deixe as reclamações sem respostas!
Um participante vai ficar mais satisfeito ao saber que alguém está trabalhando para atender sua queixa. Repasse-as para o setor responsável.
8. Use um tom de voz nas redes de acordo com o seu evento
Seu evento é uma conferência profissional ou de entretenimento? Ajuste sua voz de acordo com o seu público.
9. Estimule os participantes
Utilize os intervalos para divulgar hashtags, @nomesdeusuários, páginas no Facebook etc. nos painéis digitais. Se possível, também compartilhe opiniões emitidas pelo público.
10. Retuite as opiniões (positivas) de seus participantes!
Permita que outras pessoas saibam como os participantes estão avaliando o seu evento.
Depois
11. Responda as mensagens que não conseguiu retornar durante o evento
Mais vale um retorno tardio do que retorno nenhum, concordam?
12. Agradeça a presença e participação dos presentes
Seja cordial e diga que espera encontrá-los novamente em breve.
13. Divulgue e promova o conteúdo relacionado
Que tal compartilhar a apresentação de um de seus palestrantes no SlideShare?
14. Elabore uma pesquisa de satisfação para ser respondida online
Ferramentas como o Google Docs ou o Survey Monkey podem ser uteis para a coleta de opiniões, queixas e sugestões.
15. Siga sua intuição
Ela pode ser muito útil na hora de tomar uma decisão com um prazo curto!
E tenha um bom evento!
*Vinicius Aguiari é City Marketing Manager da Eventioz em São Paulo.