Assim como outros segmentos, o de eventos demanda constante inovação para que seu produto não se torne obsoleto ou ofereça uma experiência ultrapassada ao participante.
Desta forma, existe hoje uma série de práticas que eram usadas até o começo da década passada, mas que estão completamente obsoletas atualmente devido às novas tecnologias, que são capazes de agregar sofisticação ao seu evento e gerar economia de três coisas supervaliosas atualmente: papel (pense em sustentabilidade!), tempo e dinheiro!
Para reformular seu evento, veja quais práticas combinam com você como organizador e que podem incrementar a experiência dos seus participantes.
Abaixo, citamos dez práticas dos tempos da discoteca:
1. Imprimir e enviar convites
Além de gastar papel e tinta, a impressão de convites exige ainda o envio físico. Para evitar isso, envie convites personalizados por e-mail. Além de possuir uma ferramenta para criar convites próprios, plataformas como o Outlook e a Eventioz permitem fazer o disparo em série para os destinatários.
2. Contratar um programador e hospedar um site
Há alguns anos, se você quisesse ter um site para o seu evento, teria que contratar um designer e um programador.
Hoje, com ferramentas online como a nossa ou o Wordpress e Blogger é possível criar seu próprio hotsite personalizado e sem depender de um profissional.
Além disso, ao mesmo tempo em que dispensa a contratação de um serviço de hospedagem, é possível atualizar sua página com vídeos, novidades, fotos e gerenciar lotes de ingressos.
Uma dica bem legal para apresentar o seu evento é usar ferramentas de apresentação como o Prezi, que permite a criação de apresentações dinâmicas espetaculares e oferece código para ser facilmente inserido em qualquer blog ou site.
3. Ligar para os convidados para confirmar presença
Por que gastar com chamadas telefônicas e correr o risco de ser inconveniente?
Hoje, por meio de serviços online é possível confirmar presença por meio de sistema RSVP (do francês, répondezs’ilvousplaît, ou “responda, por favor” em português), ou por meio de inscrições ou ingresso online.
Escolha o mais conveniente para o seu evento e utilize o telefone para falar com o seu participante somente quando necessário.
4. Lista impressa de convidados
Existe algo mais fora de moda do que manter uma lista impressa com os nomes dos convidados na porta do evento?
Hoje, com ajuda de apps como o Live Event Check In e o Eventioz Entry Manager é possível gerenciar a entrada dos participantes a partir de um smartphone ou tablet e ainda incluir novas pessoas não cadastradas. Não é legal?
5. Dispensar o banco de dados
Há dez anos, ao realizar um evento, talvez você não valorizasse as informações dos seus participantes.
Nos dias atuais, é imprescindível que você reúna e gerencie o seu banco de dados para gerar insights, gerar relacionamento e incrementar seu índice de vendas.
Com algumas ferramentas gratuitas, ao final de cada evento, é possível extrair todo o banco de dados de seus participantes. Não deixe de ficar atento ao publico conquistado, pois eles poderão retornar no futuro.
6. Caneta, lápis e papel
Esses itens costumavam ser parceiros fiéis de qualquer organizador e participante de evento. Hoje, se tornaram obsoletos.
Com a popularização dos dispositivos móveis, como smartphones e tablets, e de apps como o Evernote, a inserção das informações e o compartilhamento entre diferentes aparelhos se tornou fácil e eficaz.
7. Formulários de pesquisa
Se antes era preciso entregar e recolher um questionário para cada um dos participantes a fim de realizar uma pesquisa, agora baste criar uma pesquisa online em serviços como o Google Forms ou o SurveyMonkey e enviar para os participantes para obter os resultados. Muito mais eficaz e com menos esforço.
8. Imprimir e enviar entradas
Sério que você ainda faz isso? E quais os custos com impressão e envio? Definitivamente esqueça!
Além de ecologicamente incorreto na maioria dos casos, a impressão de entradas só contribui para a sujeira nos arredores do evento e pouco colabora com o visitante. Prefira usar ferramentas de leitura como QR Codes.
9. Completar formulários à mão
Já dissemos que papel e caneta estão fora de moda, correto? Então aposente definitivamente as pranchetas e abra espaço para os tablets e smartphones.
10. Anúncios impressos
Antes da web, a divulgação de um evento era algo que demandava muito esforço, investimento e para gerar alcance relativamente baixo. Era preciso apostar em flyers, cartazes, anúncios em jornais, revistas e outdoors, entre outros (quanto desperdício de papel!).
Agora com redes sociais como Facebook, Twitter e Mobli, é possível usar grupos segmentados para atingir o público, criar conteúdo relacionado para gerar engajamento, vídeos e anúncios que levam o usuário direto para a página de inscrição do evento. Bem melhor do que depender de um anúncio de jornal, não?
Depois dessas dicas e de dar aquela repaginada em como você fazia, aproveite, seja criativo, e arrase na apresentação.
* Vinicius Aguiari é City Marketing Manager da Eventioz