Falar em ‘Plano de Recuperação de Desastres’ é sempre relevante para negócios de todos os tipos e tamanhos. Ainda assim, muito empresário tem o hábito de procrastinar decisões – dando margem à lamentação e arrependimento depois de uma pane inesperada, da invasão de um hacker ou ainda de armações de colaboradores insatisfeitos ou mal intencionados.
Estudos indicam que entre 70% e 90% das empresas que passam por uma situação dessas levam até dois anos para se reerguer. Por isso, lançando mão do ditado português “água mole em pedra dura, tanto bate até que fura”, retomamos esse tema de importância estratégica para os negócios.
Num cenário de desastre, a viabilidade do negócio é colocada em xeque. Afinal, é preciso resgatar as bases do relacionamento com os clientes, fornecedores, acionistas, colaboradores etc. Nem sempre isto é possível.
Por outro lado, a empresa que conta com um plano de recuperação bem definido continua com as rédeas nas mãos, pronta para atravessar tempos difíceis e chegar íntegra do outro lado. Vale ressaltar que esse plano é estabelecido em três tempos: ações preventivas, ações que devem ser colocadas em prática assim que surgirem os problemas, e ações de rescaldo – para garantir que tudo foi devidamente restabelecido.
A seguir, saiba como montar em “sete passos” um Plano de Recuperação de Desastres eficiente para sua empresa:
1. Garantir adesão total da alta cúpula.
Gerentes, supervisores e diretores devem se empenhar para que todas as ações planejadas sejam postas em prática, determinando o que cada grupo deve fazer, em que prazo e a que custo. É necessário um elevado grau de comprometimento por parte da esfera decisória.
2. Montar um comitê de crise.
A formação desse comitê considera características pessoais e profissionais necessárias para cada desafio. Entre as pessoas-chave estão o gerente operacional e o gerente de processamento de dados. Esse grupo deve estar apto a determinar as demais ações necessárias.
3. Preparar uma “análise de risco”.
Isso inclui o impacto nos negócios em caso de desastres naturais, técnicos e humanos. Além dos desdobramentos para os negócios, essa análise também deve contemplar a segurança de registros vitais para a empresa, bem como documentos críticos. Trata-se de uma medida fundamental – encabeçada pelo comitê de crise – para reduzir prejuízos em curto e médio prazos.
4. Estabelecer prioridades.
Tudo o que é crítico dentro de cada departamento deve ser cuidadosamente analisado e classificado em três categorias: ‘essencial’, ‘importante’ e ‘não essencial’.
Tudo o que diz respeito ao operacional, recursos humanos, sistemas de informação, serviço, documentação em geral (contratos, impostos etc.), registros vitais, além de políticas internas e procedimentos é essencial e deve ser alvo de ações preventivas.
5. Definir estratégias de recuperação.
Alternativas viáveis e fáceis de serem colocadas em prática devem priorizar: serviços, hardware, software, comunicação, pastas/dados, serviços on demand, sistemas e operações diversas.
É fundamental estabelecer um acordo que contemple duração, testes, custos, procedimentos especiais de segurança, notificações de mudanças, horas destinadas à operação, equipamentos necessários, requisições profissionais, circunstâncias de emergência, possibilidade de prorrogação do contrato, garantia de compatibilidade, viabilidade e prioridades.
Para que tudo dê certo, também é relevante estar em dia com lista de backup, contatos telefônicos de pessoas-chave, registro de distribuição, inventário de comunicação, de documentação, de equipamentos, de contratos, de apólices de seguro etc.
6. Desenvolver procedimentos-padrão para testes.
É importante preparar um documento que descreva em detalhes os procedimentos a serem tomados. Essa medida serve de guia para acompanhar todas as iniciativas que devem ser tomadas, identifica as principais etapas do processo, os procedimentos redundantes, e contribui com o desenvolvimento dos procedimentos.
Também é importante incluir a atualização do plano, a fim de contemplar qualquer mudança significativa interna, externa ou nos sistemas. É essencial que o plano de recuperação de desastres seja testado numa base realista ao menos uma vez por ano, a fim de comprovar se a empresa está segura ou não.
7. Obter aprovação do plano.
Depois de ser elaborado e devidamente testado, é hora de aprovar o Plano de Recuperação de Desastres junto à diretoria – que deverá estabelecer formalmente políticas, procedimentos e responsabilidades de cada etapa, além de garantir todas as atualizações e os ajustes necessários.
*Adriano Filadoro é diretor comercial e de marketing da Online Data Cloud.