Quando a economia entra em recessão ou lamentamos ou vamos em busca de melhorias na eficiência e oportunidades de redução de custos. Os custos de Telecom não são os maiores de uma empresa, mas são os mais rápidos de serem evitados e reduzidos.
A maioria das empresas brasileiras entende como gestão de gastos de telecom, também conhecido por TEM - Telecom Expense Management, apenas a auditoria e contestação de faturas junto às operadoras. E isso é uma oportunidade de redução de custos, mas não é a única.
Vamos conhecer as 10 principais frentes de redução de custos que as empresas podem praticar:
1. Auditoria de Faturas: as operadoras, em geral, emitem faturas de telefonia com erros nos valores ou serviços cobrados. Empresas podem recuperar mensalmente esses valores e de até 3 anos do passado. Isso depende muito de empresa para empresa, para os clientes da Navita encontramos, em média, 7% de erro todos os meses.
2. Inventário: o inventário de telefonia móvel, principalmente, é difícil, mas quando empresas usam softwares e processos para garantir atualização contínua, deixam de pagar por linhas que não utilizam. Algumas empresas não possuem processos para recolher e cancelar as linhas quando do desligamento de colaboradores e isso pode significar meses de custos desnecessários.
3. Contratos: empresas especializadas oferecem consultorias para identificar as melhores tarifas para negociação de contratos. Os departamentos de compras ou suprimentos são especialistas na negociação de contratos, mas, na prática, não sabem se o valor da tarifa está dentro ou muito acima do mercado. Consultorias oferecem Benchmarks de Tarifas para que se possa entender quais as tarifas ideais para a empresa em questão.
4. Roaming: o vilão do momento é o roaming internacional de dados. Pode-se evitar esse tipo de custos através de processos, apps que identificam usuários em roaming e dispositivos específicos para isso, do tamanho de um smartphone e que se conectam nas redes 3G das operadoras em outros países e permitem que até 5 dispositivos sejam conectados e naveguem por poucos dólares de custo por dia. Seguramente mais baratos do que milhares ou dezenas de milhares de reais que geralmente executivos geram por falta de conhecimento de sua parte e falta de gestão por parte de sua empresa.
5. Uso: ao utilizar um software para gestão de gastos de telecom, é possível entender os gastos da sua companhia e com pequenas adequações nos pacotes contratados, aplicação de políticas de uso ou recomendações, traz-se reduções interessantíssimas. Bloqueio de serviços não corporativos e que aparecem nas faturas da empresa como SMS para programas de TV, chamadas para serviços com custo por minuto (0300), também trazem retorno.
6. Co-billing: com a portabilidade, empresas trocam de operadora e na maioria da vezes não percebem que o código da operadora antiga está nos celulares de seus colaboradores. Isso é chamado co-billing e traz um custo alto e desnecessário. Grandes empresas chegam a ter mais de R$ 100 mil mensais só em co-billing. Existem algumas formas de evitar isso.
7. Rateio dos Custos por Unidades de Negócio: quando todos os custos são rateados entre áreas ou departamentos, gera-se o que chamamos de gestão descentralizada; ou seja, todos os gestores da empresa passam a cuidar do consumo de serviços de telecom. Isso gera uma cultura corporativa de guerra contra o desperdício.
8. Impressão: erros nas faturas e uso indiscriminado são evitados com gestão dos gastos de impressão. Da mesma forma que se faz a tarifação da telefonia, faz-se a tarifação da impressão e o rateio por centro de custo.
9. Dispositivo Ideal: empresas entregam dispositivos caros para atividades que poderiam ser feitas com outros que custam metade do valor. Uma boa análise traz a informação necessária para uma boa tomada de decisão.
10. BYOD: poucas empresas no Brasil implantaram programas para BringYourOwnDevice (BYOD), mas também pode ser uma importante frente de redução de custos. Mas é preciso deixar claro que BYOD não é simplesmente abrir o acesso às informações corporativas pelos dispositivos pessoais, sem critério, controle, nível de serviço e garantia de segurança da informação. Existem consultorias que ajudam a estruturar programas de BYOD e que minimizam os impactos na infraestrutura, suporte e riscos trabalhistas.
Essas são algumas frentes, mas com a combinação de software, processos e pessoas, o resultado sempre é impressionante.
* Roberto Dariva é CEO da Navita.