Uma vez por ano, ano menos, temos estregas de escriturações digitais para os entes governamentais. Sejam as empresas ou pessoas físicas. A cada ano escuto, nos meses de abril, as frases “quase-feitas”: “no próximo ano será diferente. Começarei no primeiro dia a minha declaração de Imposto de Renda”! Por alguma conjunção astral, ou por alguma forma comportamental, o fato é que no ano seguinte haverá muitas milhares de declarações que serão entregues na última semana de prazo.
No ambiente empresarial sabemos que muitas empresas tem no seu rol de fortalezas algo muito relevante: a organização. Já em outras, a confiança maior é na imaginação e na criatividade, as vezes beirando o improviso. Os casos extremos desta tabulação não interessam, pois não geram uma boa amostra. O “miolo” é mais interessante e mais rico para análise.
Considerando que as empresas não possuem recursos abundantes, o planejamento normalmente funciona como regulador e ajustador no atendimento de demandas. Recentemente as empresas entregaram suas escriturações contábeis, aquelas que após o levantamento do balanço patrimonial e apuração dos resultados do exercício, explicitam a situação das companhias e permitem a cobrança de tributos (imposto de renda sobre o lucro), quando for o caso. Os esforços para atingir o famoso envio das obrigações foi fantástico. Muitas empresas não tinham, de fato, a ideia sobre o trabalho a ser realizado. Os dados anuais não haviam sido coletados e conciliados com os demais sistemas das companhias. Esta situação traz um cenário muito difícil para gerar um ambiente seguro para os acionistas e para demais interessados – financiadores, clientes, fornecedores, etc.
O trabalho a ser feito, desta vez ainda maior por conta da ECF – Escrituração Contábil-Fiscal, era previsível já que trazia mais complexidade além do próprio ineditismo da primeira entrega ao Fisco Federal. A proposta dos consultores mais experientes é que seja realizada a tarefa de montar a cada mês uma parte da escrituração. Ou seja, que o esforço seja realizado mensalmente. A confecção das escriturações anuais deverá ser realizada de forma que permita o seu aproveitamento para a peça anual.
Essa ideia fora apresentada no evento Workshop do SPED no Detalhe, pela equipe de consultores da Decision IT, no dia 24 de setembro (de 2015). A percepção é que sendo totalmente viável, a realização do esforço deverá ser realizado antecipadamente, ou dia a dia, se preferir. É como se para realizar a declaração de pessoa física do imposto de renda optássemos por fazê-la no início de cada mês subsequente (no mês atual fazer do anterior) com os dados disponíveis (contra-cheque, boletos das escolas, despesas médicas-odontológicas). Quando chegar no período de entrega anual, em abril, boa parte do trabalho estará feito.
Fácil? Não. Nem um pouco. Mas talvez seja pior localizar tantas informações e contratos e papeis e documentos e... num momento de pressão pelo prazo que se aproxima. Com planejamento é bastante provável que seja possível usar o tempo a favor das pessoas e das organizações. O risco para o patrimônio é ainda mais assustador quando trata-se de empresas, tendo em vista que os valores em risco são absolutamente maiores do que as pessoas físicas (ao menos na maioria dos casos).
A proposta dos consultores mais experientes é que seja realizada a tarefa de montar a cada mês uma parte da escrituração. Ou seja, que o esforço seja realizado mensalmente. A confecção das escriturações anuais deverá ser realizada de forma que permita o seu aproveitamento para a peça anual.