Quando uma empresa decide monitorar e gerenciar seus processos é porque tem um objetivo claro: quer identificar e implementar pontos de melhoria e evoluções que efetivamente tragam resultados. O caminho é válido especialmente em um momento onde a busca por vantagem competitiva conflita diretamente com a baixa disponibilidade de recursos.
Um projeto de BPM (Business Process Management), quando bem planejado e executado, possibilita uma visão completa do negócio e suporta tomadas de decisão mais assertivas. A seguir, confira cinco pontos-chave para que o seu projeto de BPM seja capaz de apoiá-lo na condução dos negócios e na perenidade de sua organização.
1 - Escolha um processo que seja:
Simples, com poucas etapas;
Relativamente isolado, sem muitas interfaces com outros processos;
Que possa gerar melhorias e/ou retornos quantificáveis e visíveis quando otimizado;
Que tenha um “dono” claramente comprometido com a mudança e com “força” na organização para ajudar a empurrar quando a implementação engasgue. E vai engasgar.
2 - Escolha uma ferramenta que possibilite:
Desenvolvimento rápido;
Usabilidade adequada;
Acessibilidade por qualquer meio que acesse internet;
Capacidade de incorporar alterações nos processos “on the fly”;
Escalabilidade transparente - se os seus esforços são bem sucedidos, os volumes crescerão MUITO!
3 - Angarie “cúmplices” para o projeto e o “day after”:
Não pode ser um projeto somente da área de TI ou do grupo de Projetos e/ou BP;
Os donos e operadores de cada etapa devem ser convidados, ouvidos e integrados ao esforço desde o início.
4 - Desista da “perfeição” e jogue todas as fichas na adaptabilidade e velocidade de resposta:
Entenda que não existe trabalho de especificação perfeito;
Imperfeições e exceções serão descobertas com o processo no ar e o segredo é estar preparado para alterar os novos processos antes que sejam gerados impactos irreversíveis;
Estabeleça “a priori” um plano B para operar em contingência quando Murphy se apresente. E ele vai se apresentar.
5 - “Venda” a implantação para todos os envolvidos:
Tanto os usuários como os operadores do processo devem receber informações do por quê esse processo foi escolhido;
Compartilhe quais os resultados esperados;
Estabeleça linhas claras e acessíveis de comunicação antes, durante e depois da mudança;
Escute com atenção todos os retornos que você possa coletar dos envolvidos;
Demonstre quantitativamente os resultados obtidos;
Comece imediatamente um novo ciclo de aperfeiçoamento para o processo;
Por último, volte ao primeiro ponto: se você fez o seu dever de casa direitinho, terá voluntários entre os donos de outros processos para obter resultados equivalentes aos que a última rodada forneceu.
*Jorge Ahicart Perlas é diretor da Cervello e especialista em gerenciamento de processos de negócios e serviços.