Ter um código de conduta e uma cultura interna que reflita os princípios éticos da empresa não são privilégios ou necessidades de grandes corporações. As regras de conduta e de boa convivência servem para empresas de todos os tamanhos e setores, mesmo aquelas com poucos colaboradores, porque ajuda a torná-las mais competitivas, cria uma unidade de ação, melhora a imagem e reputação da marca e ainda auxilia a favor da empresa em casos de discussões judiciais.
Quando uma empresa decide implementar um código de conduta, um dos principais requisitos é fazer valer as regras de forma universal. O documento torna-se um fator de confiança quando se aplica a líderes e liderados, sem exceções de cargo. Esse instrumento administra conflitos de interesse e contribui para formação de uma cultura desejada pela empresa.
Porém, de nada adianta elaborar um documento complexo e extenso, que no fim se tornará inacessível aos colaboradores. O código de conduta precisa ser simples, acessível e deixar claro quais as sanções aplicadas para cada situação.
O documento pode incorporar desde temas amplos, como filosofia da empresa, valores e crenças, mas principalmente precisa conter as situações do cotidiano, como conduta nas redes sociais, regras para a comunicação via e-mail, o que fazer com brindes recebidos, dress code, entre outros. Além disso, o código precisa ser apresentado e discutido em momentos de reunião de equipes, palestras e encontros de boas-vindas, sendo atualizado e incrementado sempre que necessário.
É importante destacar, também, que o os colaboradores gostam de se guiar por um código de conduta. Eles sentem necessidade de conhecer as regras da empresa em que trabalham, saber o que pode ou não ser feito, e principalmente compreender a maneira como as coisas são feitas. Fornecer essas informações estimulam que o colaborar sinta-se seguro ao realizar suas tarefas e também ao propor novas ideias e projetos, pois tem as linhas guias para enquadrar sua proposta de inovação.
O código de conduta, no cenário atual, é uma ferramenta importante também em função da Lei Anticorrupção (12.846), que responsabiliza a empresa por atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira. Até a lei ser formulada, as empresas podiam alegar, caso fossem flagradas em alguma prática ilícita, que a infração havia sido motivada por uma atitude isolada de um funcionário ou servidor público.
A partir de agora, porém, as empresas envolvidas em fraudes serão alvos de processos civis e administrativos e podem pagar multa de 0,1% a 20% do faturamento anual bruto (quando não for possível calcular essa receita, o valor pode ser estipulado por um juiz e variar entre R$ 6 mil e R$ 60 milhões). Em alguns casos, a Justiça pode até determinar o fechamento da companhia.
Então, como executar a elaboração de um código de conduta na prática? Abaixo, elenco sete itens que considero fundamentais para compor o documento.
1. Simplicidade.
Utilizar frases curtas e objetivas em um documento com poucas páginas.
2. Clareza.
As informações devem ser compreensíveis para que todos os colaboradores compreendam, do mais alto ao mais baixo escalão. É recomendado o uso de exemplos.
3. Ação e reação.
Devem estar claras quais as sanções aplicadas em cada situação de divergência aos princípios do código.
4. Disseminação lúdica.
Utilizar encontros rotineiros na empresa, como palestras, boas-vindas ou outras situações, para sempre relembrar os princípios do código e discutir algumas das informações.
5. Acessibilidade.
O código precisa ser de fácil acesso aos colaboradores, seja pela intranet da empresa (quando em formato digital) ou em locais estratégicos (quando em formato impresso).
6. Setor de encaminhamento.
Deixar claro qual setor da empresa é o responsável por receber e administrar determinado problema.
7. Comitê de conduta.
Após criar o código, é necessário criar um grupo de pessoas que será responsável pelo gerenciamento do documento.
O código de conduta é uma ferramenta que só acarreta vantagens para todos. Não é porque vivemos um momento de carência ética em diversos setores, com notícias de escândalos e corrupção absurdos que abalam a confiança do cidadão, que devemos pensar em elaborar um guia com as normas da empresa. É uma questão anterior a isso.
Formalizar crenças, valores, visão, filosofia e regras de boa convivência é um dever de toda empresa e deve ser encarado como instrumento de formação constante de todas as pessoas que compõem a organização.
* Letícia Batistela é advogada e presidente da Assespro-RS (Associação Brasileira das Empresas de TI do RS).