Há algumas situações, que dizem respeito aos sistemas de gestão, que ainda geram controvérsias no mundo do SPED. Os chamados sistemas ERPs (simplificadamente Sistemas de Gestão), tem por característica focar no negócio. Esta posição é salutar e deve ser mesmo o foco de um sistema contratado para melhor gerir e integrar informações numa corporação. Todavia, no que tange ao aspecto fiscal, geralmente, há lapsos de atendimento de obrigações que precisam de foco da TI, assim como das áreas envolvidas (tributária, contábil entre outras).
Vamos fazer uma viagem de imaginação? Aceite o meu convite. Vamos passear por algumas situações que vivenciamos frequentemente nos clientes em que prestamos consultoria de diagnósticos. Imaginemos uma empresa que adquiriu outra e a incorporou no seu empreendimento (incluindo-a no mesmo CNPJ raiz). A partir deste momento, fiscalmente, haverá uma visão de empresa única. Aquilo que eram duas empresas, tornam-se apenas em uma. Caso o sistema de gestão não esteja preparado ou o planejamento de aquisição tenha optado pela manutenção de dois sistemas por um período, é recomendável a avaliação de entregas fiscais num e noutro cenário.
Quando tratamos de obrigações por estabelecimentos a rotina praticamente não será afetada, uma vez que o universo de informações é apenas da cada estabelecimento (normalmente filiais). Porém, quando nosso alvo é uma obrigação por empresa (CNPJ raiz) migramos para outro nível de análise. Neste caso é preciso validar o nível de aderência entre muitas informações. Por exemplo, imagine um sistema de um estabelecimento que possui um fornecedor de serviços. Este mesmo fornecedor em outra filial , que utiliza outro sistema de gestão (agora da mesma empresa), estará cadastrado em outro código, provavelmente. Assim, no momento de envio de documentos para a EFD-REINF deverá haver a conjugação de informação de dois sistemas para que seja enviado sob a mesma visão global da empresa (e não de cada estabelecimento).
Há ainda situações mais complexas, como no eSocial, onde as tabelas de códigos atribuídos pela empresa deverão ser ajustados (e controlados) pelos dois sistemas de gestão de pessoas, por exemplo. Um cargo em um sistema será distinto ou igual a outro pelo seu código. Assim, uma empresa que utiliza dois sistemas poderá ter dois cargos de secretária, por exemplo. E ainda correrá o risco de colidir cargos (pelos códigos idênticos). A solução mais simples é a utilização de prefixação de código por cada um dos sistemas. Todavia, quando tratamos de apenas uma empresa utilizado dois sistemas poderemos ter repetições indesejadas, além de outras situações de controle que exigirão mais esforço operacional para a manutenção de visão única gerida de forma apartada.
Por fim, e já chegando de volta da nossa viagem imaginativa, pense que o sistema poderá não permitir retificações do passado. Ou ainda, que alterar o passado significará alterar o presente ou vice-versa (alterações realizadas no movimento atual altera também a posição do passado). Nesta situação o desafio é enorme. Então como as organizações convivem com estas situações? Até a implantação e massificação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) não haviam “sócios” de informações das Companhias. Com o advento do SPED as empresas passaram para outra dimensão de eGoverno. Gostemos ou não estamos na era de sistemas “conversando” com sistemas e boa parte da burocracia estatal está digitalizada. O progresso do sistema SPED é alvo dos governos estaduais e, especialmente, do Federal. Acredito que pior do que cumprir esta burocracia é submeter-se a ela na forma convencional que havia na era pré-SPED. Utilizando uma enorme quantidade de formulários e livros impressos.
Assim, para evitar custos adicionais e para a boa manutenção do ambiente fiscal, é altamente recomendável a conjugação de planejamento e muita perseverança em unificação de processos e sistemas. Além, é claro, da disseminação da cultura organizacional para aquelas companhias que foram compostas por mais de um empreendimento. Há vários casos, no Brasil ou exterior, para serem utilizados como parâmetro de planejamento de incorporação.
Para o atendimento fiscal, há como alternativa utilizar, quando possível, a solução fiscal como concentradora de informações e validação prévia de duplicidades ou incoerências. Ainda assim não há mágicas. Quase sempre há soluções, mas em alguns casos a exposição é inevitável, se não mitigados riscos importantes.
Os chamados sistemas ERPs (simplificadamente Sistemas de Gestão), tem por característica focar no negócio. Esta posição é salutar e deve ser mesmo o foco de um sistema contratado para melhor gerir e integrar informações numa corporação. Todavia, no que tange ao aspecto fiscal, geralmente, há lapsos de atendimento de obrigações que precisam de foco da TI, assim como das áreas envolvidas (tributária, contábil entre outras).