Dimensionar e executar corretamente o orçamento de uma empresa sempre foi uma questão difícil no mundo corporativo. Um dos principais problemas é a elaboração do orçamento ser feita em cima de dados e eventos históricos, muitas vezes carregados de ineficiências operacionais, que não se justificam mais ou não traduzem a atual estratégia da empresa.
Além disso, normalmente esse processo é conduzido apenas pelo nível executivo, que utiliza critérios de aprovação meramente financeiros, com pouco entendimento da real necessidade daquele gasto e de seus respectivos impactos na operação.
Esta forma de planejamento, além de gerar orçamentos não condizentes com a realidade do exercício, acarreta, em muitos casos, uma falta de comprometimento do time tático (operacional), uma vez que são cobrados por um resultado que não ajudaram a planejar e que julgam ser inalcançável ou fora da realidade.
O Orçamento Base Zero (OBZ) inverte essa lógica tradicional. Trata-se, por definição, de uma ferramenta essencial para alinhar a estratégia da empresa ao seu planejamento e controle financeiro, dentro de um determinado período, a partir de uma base zerada (o famoso “papel em branco”). Ou seja, sem levar em consideração as receitas, custos, despesas e investimentos de exercícios anteriores.
O principal objetivo desse método é otimizar os resultados das empresas em crise ou saudáveis financeiramente, que desejam melhorar sua performance através do conhecimento detalhado do que é valoroso para a empresa e de todos os eventos geradores de gastos. Sendo assim, o OBZ possibilita uma rediscussão total do negócio, racionalizando cada gasto com seu respectivo resultado (tudo é justificado e tem um benefício atrelado).
A aplicação do OBZ melhora a governança corporativa, chamando a atenção dos gestores para a duplicidade de esforços entre os diversos departamentos, oferecendo informações detalhadas sobre risco e retorno, estabelecendo controles mais rigorosos de despesas e identificando oportunidades ainda não exploradas. A documentação gerada para formação do orçamento garante transparência e exposição às oportunidades.
São três os níveis de implantação do OBZ, que detalharemos a seguir: Diretrizes Orçamentárias (plano de médio a longo prazo); Planejamento Orçamentário (duração de 12 meses) e Execução Diária. Cada nível deve estar amplamente interligado e funcionando como engrenagens que giram em harmonia e sem ruídos para a máquina não parar.
1- Diretrizes Orçamentárias: é a fase do planejamento que dá a visão a longo prazo. Todo ano este planejamento é atualizado para os próximos cinco anos, e define as metas de investimentos e as projeções de crescimento da empresa. É aqui que a empresa discute onde ela quer estar nos próximos três a cinco anos e quais serão as grandes alavancas de valor e simulações de possíveis cenários que irão conduzir a empresa a este objetivo, com informações que envolvem estratégia de M&A, dividendos, estrutura de capital, price target, entre outras.
2- Planejamento Orçamentário: é a etapa mais trabalhosa e demanda a estruturação de um plano detalhado e orientador para os próximos 12 meses da empresa. Este plano deve ser construído de forma botton-up, por todos os gestores da empresa e em cima da composição unitária dos gastos (quantidade x custo unitário). Aqui todos os gastos são questionados e devem ser justificados através de uma necessidade real da empresa, de forma que, direta ou indiretamente, agregue valor.
3- Execução Diária: o último nível é o de acompanhamento que visa garantir a rigidez, a visibilidade, a previsibilidade e a identificação de ações compensatórias de correção de rotas. O sucesso dessa fase está contido na disciplina e rigidez corporativa, pois não é nada fácil, no dia a dia da operação, realizar reuniões ágeis, dinamizar a mensuração e a análise dos objetivos, a divulgação dos resultados atingidos, incentivar às medidas compensatórias, dificultar os processos de suplementação e ainda definir a estruturação da área de planejamento e controle orçamentário.
Em resumo, esta fase é um ciclo de quatro etapas que obrigatoriamente se repete todos os dias: Execução do Planejado > Acompanhamento e Mensuração dos Resultados > Plano de Ações Compensatórias > Elaboração do Forecast. É um ciclo espiral que mira na meta inicial estabelecida.
É importante salientar que o método OBZ pode ser aplicável a qualquer empresa, de qualquer segmento e tamanho, que deseje profissionalizar sua gestão e promover uma cultura de eficiência operacional e de redução de custos. Porém, depende muito do engajamento das pessoas envolvidas.
Há casos, por exemplo, em que a aplicabilidade e os resultados do OBZ ficam truncados. E isso, tristemente, é mais comum do que se pensa. Entre os erros mais comuns cometidos pelas empresas estão a gestão do processo por uma equipe sem forte conhecimento funcional do negócio, a carência de alinhamento, clareza e engajamento dos stakeholders e a falta de centralização do maior número de gastos em pacotes.
E os erros não param por aí. A pouca rigidez no acompanhamento sem a busca por ações compensatórias, a falta de orientação da equipe ao atingimento das metas pré-estabelecidas, o desequilíbrio entre a granularidade orçamentária, etc. Enfim, são muitas as armadilhas que as empresas caem por falta de experiência, conhecimento e comprometimento.
Contudo, uma vez implantado com pragmatismo, os primeiros sinais do OBZ tornam-se logo visíveis. Entre outros que podemos citar estão uma maior velocidade nos processos, a otimização de custos e o aumento da motivação do quadro de pessoal, ao dar maior iniciativa e responsabilidade pela tomada de decisões. Isto pode mudar a consciência de uma empresa e levá-la a patamares nunca antes atingidos.
* Marcelo Shiramizu é sócio fundador da Peers Consulting