Quando uma empresa decide monitorar e gerenciar seus processos é porque tem um objetivo claro: quer identificar e implementar pontos de melhoria e evoluções que efetivamente tragam resultados. O caminho é válido especialmente em um momento onde a busca por vantagem competitiva conflita diretamente com a baixa disponibilidade de recursos. 

Um projeto de BPM (Business Process Management), quando bem planejado e executado, possibilita uma visão completa do negócio e suporta tomadas de decisão mais assertivas. A seguir, confira cinco pontos-chave para que o seu projeto de BPM seja capaz de apoiá-lo na condução dos negócios e na perenidade de sua organização.

 1 - Escolha um processo que seja:

Simples, com poucas etapas;

Relativamente isolado, sem muitas interfaces com outros processos;

Que possa gerar melhorias e/ou retornos quantificáveis e visíveis quando otimizado;

Que tenha um “dono” claramente comprometido com a mudança e com “força” na organização para ajudar a empurrar quando a implementação engasgue. E vai engasgar.

2 - Escolha uma ferramenta que possibilite:

Desenvolvimento rápido;

Usabilidade adequada;

Acessibilidade por qualquer meio que acesse internet;

Capacidade de incorporar alterações nos processos “on the fly”;

Escalabilidade transparente - se os seus esforços são bem sucedidos, os volumes crescerão MUITO!

3 - Angarie “cúmplices” para o projeto e o “day after”:

Não pode ser um projeto somente da área de TI ou do grupo de Projetos e/ou BP;

Os donos e operadores de cada etapa devem ser convidados, ouvidos e integrados ao esforço desde o início.

4 - Desista da “perfeição” e jogue todas as fichas na adaptabilidade e velocidade de resposta:

Entenda que não existe trabalho de especificação perfeito;

Imperfeições e exceções serão descobertas com o processo no ar e o segredo é estar preparado para alterar os novos processos antes que sejam gerados impactos irreversíveis;

Estabeleça “a priori” um plano B para operar em contingência quando Murphy se apresente. E ele vai se apresentar.

5 - “Venda” a implantação para todos os envolvidos:

Tanto os usuários como os operadores do processo devem receber informações do por quê esse processo foi escolhido;

Compartilhe quais os resultados esperados;

Estabeleça linhas claras e acessíveis de comunicação antes, durante e depois da mudança;

Escute com atenção todos os retornos que você possa coletar dos envolvidos;

Demonstre quantitativamente os resultados obtidos;

Comece imediatamente um novo ciclo de aperfeiçoamento para o processo;

Por último, volte ao primeiro ponto: se você fez o seu dever de casa direitinho, terá voluntários entre os donos de outros processos para obter resultados equivalentes aos que a última rodada forneceu.

*Jorge Ahicart Perlas é diretor da Cervello e especialista em gerenciamento de processos de negócios e serviços.