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A capixaba tem mais de 40 mil alunos em educação presencial e EAD. Foto: divulgação.
O Multivix, grupo educacional do Espírito Santo, adotou a solução da Stoque, empresa de automação e digitalização de processos e documentos, para digitalizar o seu acervo acadêmico e realizar a gestão documental de toda a instituição.
Quando a pandemia começou, o grupo já tinha o processo de matrícula digital, mas ainda era preciso receber os documentos físicos dos novos alunos e enviá-los em malote para a validação na sede da instituição, o que demorava cerca de 15 dias para efetivar a matrícula.
Com isso, a instituição adotou o Ábaris, software que funciona como Secretaria Acadêmica Digital (SeAD), e, hoje, essa captura acontece de forma digital.
O aluno envia os documentos pelo sistema on-line, eles são validados por uma equipe de backoffice de secretaria e a matrícula é concluída em até três dias, o que significa uma redução de 80% no tempo para conclusão desse processo.
A instituição de ensino também deixou de imprimir os novos contratos, reduzindo o uso de papel, e digitalizou o acervo físico, obedecendo a determinação do Ministério da Educação.
Segundo o Decreto 9.235/2017, as instituições de ensino superior precisam ter todos os documentos acadêmicos em formato digital até abril de 2022. A solução Ábaris SeAD já foi implementada em mais de 120 instituições.
"No início do processo, tínhamos 30 mil pastas de documentos de alunos, que ainda mantemos no arquivo físico, mas paramos de aumentá-lo, trazendo uma economia de espaço e tempo muito significativa. Atualmente, já temos mais de 60 mil pastas digitalizadas”, conta Alessandro Ventorin, gestor corporativo de tecnologia da informação e comunicação da Multivix.
Fundada em 1999, a Multivix tem mais de 40 mil alunos em educação presencial e EAD, com 300 polos em todo o país.
Com mais de 18 anos de mercado, a Stoque está presente em cinco capitais: Belo Horizonte (matriz), Belém, Brasília, São Paulo e Vitória, atendendo a mais de 1 mil clientes em todo o Brasil. Em 2019, recebeu um aporte de R$ 70 milhões do fundo de investimentos Kinase.
Luana Rosales
Repórter no Baguete Diário