GESTÃO

Previsões contínuas: Chris Ortega explica Por que, o Quê e Como

11/10/2021 09:57

Confira dicas de como melhorar este processo do departamento financeiro.

Com uma previsão contínua, você avança continuamente no seu cronograma.

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Qual característica que o departamento Financeiro de empresas líderes de mercado têm em comum? Previsões Contínuas.

Com base nos resultados de nossa pesquisa global com mais de 500 líderes financeiros, empresas que usam previsões contínuas têm maior probabilidade de superar as que usam previsões trimestrais, especialmente em sua capacidade de atualizar as previsões rapidamente.

Mudar de uma previsão trimestral para uma contínua pode parecer assustador, especialmente quando você está tentando vendê-la para o alto escalão. Ou até mesmo sua própria equipe. Para ajudá-lo a começar com as mudanças em processos, procedimentos e tecnologias, falamos com Chris Ortega, uma das 10 melhores vozes no mundo em contabilidade, finanças e F&PA. 

O que é uma Previsão Contínua?

Com uma previsão contínua, você avança continuamente no seu cronograma. Uma abordagem típica para previsões contínuas é adicionar um mês ao final da sua previsão todo mês.

“É usar as informações mais atualizadas que você tem em sua empresa para olhar para o futuro”, explica Chris.

A vantagem é que você está sempre procurando o mesmo número de meses - e os dados são atualizados continuamente com base nas informações mais recentes disponíveis na sua organização.

Benefícios das Previsões Contínuas

Chris diz que as previsões contínuas ajudam a “informar a empresa sobre o que está acontecendo na realidade, mudando a perspectiva do que vemos no cronograma de 6, 12 e 18 meses do negócio”.

As previsões contínuas também fornecem uma perspectiva sobre as operações comerciais atuais. Chris explica isso como “.. a capacidade de conectar onde vemos o negócio indo para o que estamos executando hoje.”

Encontre uma tecnologia configurável

De acordo com Chris, a melhor tecnologia para previsão contínua não precisa ser feita sob medida para o seu negócio.

“Sempre acho que o mais importante é ter certeza de que você está encontrando a tecnologia que melhor atende às suas necessidades de negócio”, diz ele. “Muitas vezes eu vejo organizações e equipes de diferentes setores tentando fazer com que seus processos se encaixem em uma tecnologia.”

“Você nem sempre terá os processos, procedimentos e dados para combinar uma tecnologia completamente com o seu negócio”, explica Chris. “Essa é a falácia fundamental que muitas equipes de contabilidade e finanças cometem quando implementam uma tecnologia de previsão contínua ... Eles tentam personalizar a tecnologia para caber em seus negócios.”

Chris acha que isso torna o processo mais complicado do que precisa ser. Ele observa que as empresas de software gastam muito tempo garantindo que sua tecnologia funcione em vários tipos de negócios. “Eles viram isso. Eles conseguiram. Eles estiveram em diferentes setores. Portanto, tente encontrar uma tecnologia que seja configurável para o seu negócio, e não personalizada para o seu negócio. ”

Chris também recomenda que você faça pesquisas com fontes confiáveis como TrustRadius e G2: “Eles realmente mostram quem são os líderes, os visionários, e fornece informações muito detalhadas sobre as tendências, os pontos fracos, a usabilidade e uma série de outros fatores para você considerar a implementação de uma ferramenta de previsão contínua em sua equipe de contabilidade e finanças. ” 

Ao avaliar a tecnologia, certifique-se de escolher uma solução que atenda às necessidades de evolução constante do seu negócio:

Baseado em nuvem para fácil comunicação e colaboração

Suporta processos automatizados

Conectividade e compatibilidade com o resto do seu pacote de tecnologia

E que seja de um fornecedor confiável e com histórico comprovado

Perguntas a serem feitas o iniciar seu processo de Previsão Contínua

“Muitas equipes são muito reativas em termos de como vêem seus negócios. Portanto, uma maneira pela qual os líderes financeiros podem começar a se mover em direção a um modelo de previsão contínuo é definindo quais são seus processos ”, diz Chris.

Isso envolve responder algumas questões fundamentais:

Quais são os processos de negócio que formam sua visão?

Quais são os principais indicadores de desempenho (KPIs) que moldam o futuro do seu negócio?

O que dizemos que vamos fazer e como vamos fazer?

3 armadilhas na adoção de Previsões Contínuas

Então, onde é que as pessoas ficam presas na adoção de previsões contínuas? Chris compartilhou três áreas principais e o que os líderes financeiros devem fazer para manter o processo em andamento.

1) Excesso de KPIs

“As pessoas medem muitos KPIs”, diz Chris. “Como sua empresa pode ter 15 elementos diferentes a serem medidos na perspectiva futura e 15 suposições de modelo diferentes na previsão contínua? Isso é demais. ”

Em vez disso, Chris recomenda que as empresas se concentrem em quatro ou seis KPIs que terão o maior impacto nos negócios daqui para frente.

2) Má compreensão dos motivadores do negócio

Chris diz que não é suficiente dominar as funções tradicionais de contabilidade e finanças, como gerenciamento de contabilidade, lançamentos contábeis e depreciação.

“Como equipes de contabilidade e finanças, sabemos os números. Mas você tem que entender o negócio. Você precisa entender o que gera receita, o que gera custos, o que gera dinheiro, o que gera margem para o cliente e o que impulsiona a geração de leads ”, diz Chris.

3) Um futuro muito distante

Outra armadilha, de acordo com Chris, é tentar prever um futuro muito distante.

“Normalmente, você deseja ter um modelo de previsão contínua, no máximo, em uma perspectiva de 12 meses”, diz ele. À medida que você se afasta do dia atual, a precisão da previsão diminui. E embora você possa ser direcionalmente preciso em 18 ou 24 meses, os números não serão precisos.

Com previsões contínuas, o objetivo é a precisão. Chris diz: “Você deve ter ... 90 a 97% de confiança de que isso será o que você verá no negócio nos próximos três a seis meses”. Mantenha o foco dentro da janela de 12 meses e você pode aumentar sua precisão.

3 maneiras de aumentar o nível do seus esforços atuais na Previsão Contínua

Chris também ofereceu três maneiras de os líderes financeiros otimizarem seus esforços atuais com previsões contínuas.

1) Envolva as partes interessadas de diferentes departamentos

As previsões contínuas têm o poder de informar e moldar o negócio, mas se as pessoas não investirem no processo de previsão elas podem não confiar nos resultados.

“Não faça a previsão contínua unicamente um exercício financeiro”, diz Chris. “Por exemplo, não faça com que isso seja apenas a contabilidade e o financeiro criando diversas previsões contínuas de 3, 6, 9, 12, 18 meses.”

Chris sugere que vendas, marketing e outras áreas operacionais sejam consideradas e tenham participação no processo.

2) Ajude sua equipe a compreender o valor da tecnologia

A tecnologia FP&A pode tornar a adoção de previsões contínuas muito mais fácil. Mas a sua equipe de finanças pode ver esses novos investimentos em tecnologia - e especialmente novos processos automatizados - como uma ameaça a sua função.

Chris diz que é essencial reforçar continuamente o valor agregado de uma previsão contínua e como ela pode simplificar a carga de trabalho e tornar a equipe de finanças mais valiosa para a organização.

“Você realmente quer seu pessoal nas atividades de alto valor em um modelo de previsão contínuo”, diz Chris.

Para ele, as atividades de alto valor giram em torno do que ele chama de quatro Cs: colaboração, conexão, comunicação e clareza. Deixe sua equipe saber que a automação não significa o fim do trabalho; em vez disso, significa que eles podem se concentrar em ajudar a orientar o negócio.

3) Erro de previsão no início de rastreamento

“Acho que muitas vezes as pessoas implementam uma previsão contínua e dizem: 'Ei, fizemos um ótimo trabalho ao observar os negócios nos próximos 12 meses', sem realmente aprender com os dados à medida que avançam”, diz Chris.

“Uma maneira de realmente nivelar seus processos em torno da previsão contínua, é implementar erros de previsão, medi-los, rastreá-los e garantir que sua equipe seja muito precisa nas variações e erros no negócio.”

Para determinar seu erro de previsão, compare suas projeções com seus resultados reais mensalmente. Então você pode ver a precisão do seu modelo e fazer ajustes, se necessário.

Chris diz que as equipes de alto desempenho devem se esforçar para obter uma margem de erro inferior a 3% a cada mês e inferior a 5% no trimestre.

Se você atingir esse nível de precisão, Chris diz: “Você pode dizer a sua empresa: ‘Tenho conforto e confiança na previsão que estou produzindo. Como conheço nossas margens, nosso erro de previsão é de +/- 5%. Somos precisos em nossos KPIs. Somos precisos na forma como comunicamos clareza ao mercado. Somos precisos em relação a onde estamos indo com a nossa empresa.'”

Inicie o processo para obter melhor precisão e agilidade

Nossa pesquisa descobriu que as previsões contínuas são um dos três recursos essenciais do Financeiros de empresas líderes de mercado. Embora leve tempo e esforço para fazer a mudança, os benefícios em precisão e agilidade valem o trabalho.

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