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Geralmente, as faturas que são recebidas numa empresa, vêm de várias fontes e os dados precisam de ser inseridos no sistema de contabilidade. As faturas podem ser em papel, arquivos PDF, documentos Word e entre outros formatos.
Já deve estar familiarizado com o processamento demorado das faturas. Estes processos envolvem sempre muitos erros humanos, longos tempos de entrega e pior, problemas de segurança de dados.
Felizmente neste blog, vamos apresentar a solução ideal para este problema: reconhecimento ótico de caracteres (OCR).
Vamos começar por explicar o que é OCR, os benefícios do uso de um software de OCR e de que formas pode mudar a maneira como gerencia a sua contabilidade.
O que é OCR e qual o seu uso na contabilidade?
Antes de mais, o que é OCR? É uma tecnologia que permite converter documentos escritos ou impressos em dados editáveis e pesquisáveis.
Ao usar uma solução de OCR para contabilidade significa que vai poder automatizar todos os processos que envolvem faturas, recibos e outros documentos.
Esta tecnologia permite a transformação de qualquer texto escrito à mão ou digitado em texto digital. Uma vez que os dados são reconhecidos e extraídos, os dados são estruturados e prontos para serem processados no seu programa de contabilidade.
Ou seja, você pode digitalizar documentos financeiros e automatizar seu processamento e gerenciamento.
4 benefícios principais do uso do OCR para contabilidade
Existem várias vantagens ao usar um software de OCR. Eis os 4 benefícios principais ao usar OCR para contabilidade:
- Processamento das faturas mais rápido
- Redução de custos
- Maior precisão
- Escalabilidade melhorada
Processamento das faturas mais rápido
Com OCR vai poder poupar bastante tempo, principalmente no que diz respeito à introdução manual de dados. A informação das faturas pode ser facilmente digitalizada em formatos digitais e os dados podem ser extraídos dos documentos muito mais rapidamente.
Redução de custos
Ao eliminar processos que são ineficientes como é o caso da introdução e verificação manual de dados, é possível reduzir os custos operacionais até 75%. Vai poder poupar no processsamento de documentos como também no armazenamento dos mesmos.
Maior precisão
O software de OCR irá permitir que a maior parte do seu trabalho seja automatizado. A tecnologia utiliza algoritmos de IA para oferecer um elevado grau de precisão ao mesmo tempo que extrai os dados de documentos. Desta forma, vai poder combinar o melhor da inteligência humana com o poder da IA e atinge assim o mais alto nível de precisão.
Escalabilidade melhorada
Sempre que uma empresa vai crescendo, a quantidade de faturas recebidas também creste. A quantidade das faturas a serem processadas, no entanto, se acumulará se a entrada de dados ainda for feita de forma manual.
Ao implementar uma solução automatizada estes processos podem ser completamente automatizados permitindo a uma melhor escalabilidade da sua empresa.
Comece já a utilizar OCR na sua empresa!
Cada vez mais as empresas de hoje em dia caminham para uma transformação digital. As empresas que realmente pretendem destacarem-se da concorrência necessitam de tecnologias eficientes para adicionar valor ao seu sistema. A tecnologia de OCR é a solução perfeita para a sua empresa.