Samarco simplifica processo de medição de serviços

A Samarco Mineração criou uma solução de automatização para trazer melhorias ao seu processo de medição mensal de serviços. A solução abrange desde a geração dos boletins mensais de medição (BMM) até a emissão da Nota Fiscal, permitindo assim, um maior controle de todo o fluxo do processo.

Utilizando o ano de 2021 como base para análise de dados, a estimativa é de que esta nova ferramenta proporcione, em um ano de plena utilização, uma redução de mais de 28 mil horas das áreas envolvidas, gerando uma economia que deverá exceder o valor de R$ 2 milhões anuais para a organização. 

A solução, desenhada pelo time de TI e pela área de negócio da Samarco foi contratada junto a Stefanini Consultoria, sendo desenvolvida e implementada pela empresa de tecnologia capixaba FourTrust.

O processo é totalmente desenvolvido em plataforma SAP, com interface disponível no SAP BTP (Business Technology Platform), onde o fornecedor pode registrar o BMM que será aceito por ambas as partes (Fiscal da Samarco e Preposto da Contratada). Depois disto, o BMM passa por uma fiscalização da equipe de Administração de Contratos para validar a conformidade do processo, inclusive as documentações, para então ser aprovado pelas devidas alçadas de aprovação da Samarco. Todo este processo é monitorado na ferramenta em uma estrutura de cockpit para acompanhamento, controle e gestão do andamento das medições mensais.

Feitas as devidas aprovações o sistema gera, de forma automática, todos os documentos necessários para a conclusão do processo (RC, Pedido, Medição, MIRO Pré-editada), fazendo também o envio de e-mail para o fornecedor solicitando a NF, que pode ser enviada ou inserida na plataforma BTP pelo próprio fornecedor. 

Toda a documentação relacionada ao processo fica armazenada no SAP-DMS, também de forma automática, sem a necessidade de coleta de informações em e-mails para armazenamento, como era realizado anteriormente. 

Segundo Sérgio Ricardo Cruz, Especialista de TI da Samarco, responsável pelo desenho da solução: “A digitalização e automatização do processo gera ganhos de produtividade, uniformidade, rastreabilidade e conformidade, permitindo diminuição no leadtime de execução, além de agilidade nas consultas e no atendimento às auditorias.” 

Na visão de Caio Augusto Fontes Mello, Coordenador de Administração de Contratos da Samarco, responsável pela gestão da área cliente: “A solução não pretende somente diminuir os tempos de execução das etapas e reduzir custos, mas também melhorar a qualidade de vida das pessoas envolvidas, diminuindo o número de horas extras que eram necessárias devido a falta de automatização de atividades manuais e repetitivas. Com esta melhoria, a equipe poderá focar em atividades que agreguem ainda mais benefícios para a organização.”. 

De acordo com o gestor de Inovação e Mobilidade da FourTrust, Carlos Paiva, todas as melhorias permitiram, além da otimização do tempo de trabalho, maior produtividade à equipe. “Os processos empresariais automatizados reduzem os riscos de erros decorrentes de falhas humanas e ainda permitem que os colaboradores ocupem o tempo com atividades mais produtivas para o setor. Além disso, quando um processo depende de muitas aprovações manuais, o risco de atraso dos prazos aumenta. Procuramos sempre buscar soluções digitais e inovadoras para os clientes, que possam ser aplicadas conforme cada caso”, destaca.

A implantação da ferramenta foi finalizada e começou a ser aplicada na Samarco Mineração em janeiro/2023. Em março e abril cerca de 530 contratos da Samarco, que estão sob a responsabilidade da equipe do Caio Mello, já foram medidos utilizando a nova ferramenta.

FourTrust 

A FourTrust é uma empresa de tecnologia capixaba que oferece consultorias em diversos segmentos, inclusive no sistema SAP. Nessa área, ela disponibiliza os serviços de integrações, projetos de melhorias e automatização de processos, a fim de proporcionar maior agilidade e segurança nas operações. 

Samarco

É uma joint venture de propriedade da Vale e da BHP Brasil, que iniciou suas operações em 1977.  É pioneira no Brasil na lavra de minério de ferro de baixo teor e no transporte da polpa por mineroduto, sendo um empreendimento integrado, com duas unidades operacionais: o Complexo de Germano, em Mariana (MG), e o Complexo de Ubu, em Anchieta (ES). Seu principal produto são as pelotas de minério de ferro, matéria-prima para produção de aço pela indústria siderúrgica.