PDF é um dos formatos de arquivos mais populares do mundo. Foto: Pixabay.
O envio de documentos online tornou-se cada vez mais comum na última década. Se você trabalha com remessas de certidões, comprovantes, declarações, certificados e diplomas - apenas para ficar em alguns exemplos -, já deve ter se deparado com a obrigatoriedade de transformar ou adaptar documentos em arquivos de PDF.
Testamos o Smallpdf, um software suíço criado em 2013 que hoje tem mais de 500 milhões de usuários e é utilizado por mais de 100 mil empresas, em 24 idiomas. Com ele, é possível editar, adaptar e transformar arquivos diversos em PDF e vice-versa. Tudo online ou via app, no computador ou no celular.
Se é possível resumir as alternativas e a funcionalidade do Smallpdf em três palavras, diríamos que ele é simples, intuitivo e rápido. Portanto, fácil de usar, pode ser bem compreendido por usuários de diferentes gerações.
Há pelo menos três modalidades de assinatura, todas pagas, mais uma “free trial”, gratuita. Nesta versão grátis, o usuário pode compor até 21 PDFs, trabalhar em computador ou no celular e processar até dois arquivos por dia.
As outras assinaturas chamam-se Profissional (€7,5 euros, em torno de R$45), Equipe (€6, em torno de R$37) e Empresarial. Esta última não tem um preço definido, já que, por ser de uso corporativo, o Smallpdf customiza o valor.
Na assinatura Profissional, o usuário conta com ferramentas de alta compactação, conversão de PDFs escaneados para Word e ganha proteção de um lacre digital para assinaturas. Além de todas as funções da assinatura gratuita, a Profissional também oferece processamento ilimitado de documentos, aplicativos para desktop, armazenamento de arquivos, além de atendimento técnico e ausência de anúncios.
Já na versão Equipe, o usuário tem todas as funções da assinatura Profissional, mais a possibilidade de adicionar outros usuários, além de atendimento prioritário e descontos conforme o volume de utilização.
Na assinatura Empresarial, as funções são idênticas às do plano Equipe, porém com opções flexíveis de pagamento, contrato personalizado (precificação customizada) e um gerente exclusivo dedicado ao cliente.
Comprimir PDF: diminuindo o tamanho dos arquivos
Um dos problemas mais comuns para quem trabalha com PDF é o tamanho dos arquivos, que às vezes são muito grandes. Uma das funções do Smallpdf é justamente comprimir PDFs.
Há duas opções: a compressão básica, que diminui o tamanho do documento em mais de 40%, e a forte, que reduz em mais de 75%. Interessante é que o usuário pode escolher a compressão básica como padrão. Depois, no entanto, é possível alterar essa opção.
Testamos um arquivo de 2.84MB na compressão forte. O tamanho diminuiu para 120K. Para realizar a função, basta arrastar ou escolher um arquivo do seu computador ou telefone, escolher as opções e depois baixá-lo novamente. É bastante efetivo.
PDF para Word: Reescrevendo o documento
Arquivos recebidos em PDF podem precisar de edição, ou seja, de alterações, seja na escrita ou no formato. Para isso, o Smallpdf tem uma função que transforma um documento de PDF para Word.
Há duas funções: a conversão para Word, em que as páginas aparecerão como imagens, e a conversão para Word com OCR, cujas páginas serão digitalizadas em documentos editáveis, isto é, as informações nelas contidas poderão ser alteradas.
Essa função é também bastante simples: basta arrastar ou escolher um arquivo PDF, optar pelo tipo de conversão e baixar o arquivo na página seguinte. O mesmo vale para converter Word em PDF.
Juntar PDF: colocando tudo em apenas um arquivo
Em vez de mandar uma série de PDFs por email ou até mesmo para facilitar a impressão, em ordem, o usuário pode precisar agrupar vários arquivos em um mesmo PDF. Neste caso, basta entrar na função Juntar PDF, escolher os arquivos, ordená-los e depois baixá-los na página seguinte.
A funcionalidade de ordenação é muito importante e também fácil de manusear. Não importa como o usuário faz o upload dos arquivos para que depois sejam agrupados. Com o mouse, é possível arrastar os PDFs e colocá-los na ordem desejada.
PDF para JPG: convertendo em imagem
O principal foco desta função é poder extrair imagens do seu PDF e ter a possibilidade de separar em um arquivo de imagens.
Por exemplo, o usuário deseja utilizar uma foto que está em seu currículo, mas ele não tem mais salvo em lugar algum. Com essa função, ele vai extrair a foto que está no arquivo PDF e salvar em JPG.
Para converter PDF em JPG, o usuário pode escolher se quer converter páginas inteiras ou extrair imagens individuais de cada uma das páginas do PDF.
Assinar PDF: a assinatura eletrônica
O envio de documentos online pode exigir a assinatura do usuário. Hoje em dia, nada mais acessível do que assinar um documento online, de maneira eletrônica. Assim, não é preciso imprimir, assinar e depois novamente escanear o papel para enviar por email.
O usuário vai pedir para criar uma assinatura e poderá salvá-la para utilizá-la futuramente, portando assim a sua assinatura eletrônica. Depois de pronta, basta salvá-la e arrastá-la para o local onde ela deve constar, seja no início, no meio ou no fim do arquivo. É possível assinar em preto, azul e vermelho.
Uma outra função interessante dessa parte é que o usuário pode adicionar textos digitalizados e também a data.