Copel estreia no SAP, dez anos depois

O dia 21 de janeiro de 2012 vai ficar na história da Copel: foi o go live de um projeto de ERP que levou dez anos para ser implementado.

Isso mesmo: dez anos. Prazo extenso que, segundo a diretora de Gestão Corporativa da companhia de energia paranaense, Yara Eisenbach, se explica na base da administração estatal da empresa e na arraigada cultura de sistemas caseiros.

“Vocês sabem como é: a cada dois anos, há uma eleição. Mudam governos, mudam regras, muda a gestão, os novos não acatam o que foi requerido pelos anteriores, e assim vai”, explica a gestora. “Sem falar que sempre havíamos desenvolvido todos os nossos sistemas. Fomos até premiados por isso, mas não é uma coisa boa: ter um sistema de prateleira, customizado para seu negócio, é melhor”, comenta.

A história toda, narrada pela diretora no SAP Fórum nesta quarta-feira, 14, começou em 2002, quando se denotou a necessidade de um novo sistema de gestão.

Daí até 2007, foram sendo definidas demandas, adaptações, persuasões de equipes, até que houve, no ano seguinte, a decisão final de abortar todo o desenvolvimento de soluções próprias e emitido o primeiro edital de licitação do ERP.

“Edital que resultou deserto”, conta, entre risos, Yara.

Em 2009, um novo edital foi realizado, vencido pela SAP, que assinou contrato com a Copel em dezembro daquele ano, com previsão de go live para 02 de janeiro de 2011.

“Um verdadeiro presente de grego para a minha diretoria que, na época, estava entrando”, destaca a diretora.

Segundo Yara, ao assumir os cargos, tanto ela quanto os demais componentes de sua gestão não tinham qualquer informação detalhada sobre o projeto - sabiam apenas que havia sido feito um investimento milionário em um sistema.

Além de tudo, havia a velha resistência de todos os usuários a mudança na plataforma de soluções da companhia.

“Então, cancelamos aquele go live ajustado contratualmente e passamos 2010 trabalhando para resolver questões como a quase nula autonomia das lideranças da Copel no sistema e os demasiados pedidos de customizações”, conta a diretora.

Tais pedidos, segundo ela, intencionavam transformar o SAP em um sistema igual ao anterior, feito em casa, sob nova grife.

“Absurdo. Absurdamente inconseqeente”, define a gestora. “O resultado não podia ser outro: pouco avanço no contrato, o que só foi melhorar em 2011, quando formalizamos uma nova estrutura de gestão, dando mais autonomia às lideranças no projeto do sistema e no próprio desenho dele”, completa ela.

Definido isso, foi ajustado um novo go live, para janeiro de 2012. E aconteceu, mas não sem atender a mais peculiaridades do que a mudança de gestão da Copel pode sugerir.

Nós treinamos
Ainda que usando solução contratada de terceiro, a Copel não desistiu do sistema feito em casa – mesmo que só na área de treinamento.

A companhia investiu na capacitação de 66 instrutores internos, todos funcionários, que treinaram os demais usuários do sistema.

“Eles poderiam transmitir aos outros o que precisava ser entendido no idioma copeliano”, define Yara.

Ao todo, foram instruídas 300 turmas, somando 2,3 mil participantes e 82,4 mil horas de treinamento, entre janeiro de 2011 e janeiro deste ano.

No fim, o resultado agradou, segundo a diretora: uma pesquisa revelou 82% de grau de satisfação entre os usuários.

Nós testamos
A Copel também manteve em casa o ambiente de realização de testes da solução, com montagem e teste de 396 cenários, o que envolveu uma lista de 100 profissionais em cinco meses de trabalho.

É o fim!
Finalmente, em 31 de dezembro de 2011, foram encerrados os 67 sistemas legados da Copel, que incluíam as áreas financeira, contábil, de suprimentos e de RH.

“Não tivemos réveillon. Estouramos champagne na empresa mesmo, mas tinha muito a comemorar: em primeiro de janeiro deste ano, tudo mudou – não apenas o sistema de gestão, mas o próprio relacionamento de nosso colaborador com a TI”, destaca a diretora.

A tal mudança de relação passa, por exemplo, pelo fim do help desk.

A partir do go live do SAP, todo o suporte de TI da Copel passou a ser via web.

Isso, segundo Yara, otimiza o atendimento, já que o usuário lê tópicos e quetões antes de sair perguntando para um atendnete, indo direto ao ponto real de sua dúvida.
Uma prática que evitou a abertura de chamados excessiva que a Copel temia com o novo sistema.

Próximos passos
Até 21 de maio de 2012, haverá um processo de uso assistido do SAP na companhia de energia paranaense.

Até lá, segundo a diretora, não haverá contabilização e divulgação de resultados da solução.

“Acreditamos que será difícil comprovar a relação custo-benefício do sistema até lá. Até agora, o que vejo é que foi um passo difícil, com muitas dificuldades que ainda permanecem, como aplicativos que não atendem às necessidades de core, em relação ao sistema caseiro que tínhamos”, comenta Yara. “Porém, não há dúvida: foi uma grande inovação. Estamos muito felizes e ficará muito melhor”, aposta.

A empresa
Com receita anual em torno de R$ 303 milhões, a Copel é a quinta maior geradora de energia do país, atendendo a 7,1% do mercado nacional de distribuição.

Recentemente, a companhia conquistou concessões que lhe permitem atuar também fora do Paraná.

Assim, este ano a empresa vai inaugurar usinas em Mauá e Cavernoso.

Já para 2015, projeta a inauguração de uma usina no rio Teles Pires, com capacidade de 300 MW.

Além disso, a Copel também acaba de vencer dois leilões da Aneel que dobraram sua capacidade de transmissão, atingindo 856 km de linhas.

A empresa mantém subsidiárias, sendo uma delas focada em Telecom – a Copel Telecomunicações, que hoje atende a 1442 clientes corporativos.

Gláucia Civa cobre o SAP Fórum 2012, em São Paulo, a convite da SAP Brasil.